Oggi ti voglio parlare di un sistema organizzativo semplice ed efficace per gestire le informazioni, le richieste, le attività e gli impegni nel tempo.

Te ne voglio parlare perché è un argomento importante; chi potrebbe non aver bisogno di un sistema organizzativo semplice ed efficace?

Oggi più che mai, perché la vita moderna, come quasi ogni condizione umana, presenta tanti vantaggi, ma anche qualche criticità.

In effetti, se ci pensi per un istante, ogni situazione ha i suoi “pro” e i suoi “contro”.

Pensa anche solo a una bella storia d’amore. Per quanto da una parte comporti emozioni e sentimenti positivi, dall’altra condiziona e limita la gestione del proprio tempo.

Inoltre, i limiti e le opportunità di una qualsiasi situazione cambiano, o potrebbero cambiare, in funzione del contesto.

Per esempio, la pioggia è una benedizione per il contadino che vuole veder crescere il propio raccolto, ma è una disgrazia per chi avesse previsto un banchetto di nozze all’aperto.

Esattamente allo stesso modo, anche il mondo moderno, la società attuale,  ha le sue zone d’ombra e le sue zone di luce,  i suoi “pro” e i suoi “contro”.

Oggi come oggi, tutti noi (o quasi) abbiamo a disposizione strumenti potenti che dovrebbero semplificarci la vita.

Per esempio, quando io ero piccola, se avessi voluto comunicare con qualcuno, avrei dovuto cercare il numero di telefono nell’agenda, o sulle pagine gialle o bianche, che fossero.

Se poi fossi stata fuori casa, avrei dovuto cercare un telefono a gettoni e relativo gettone, ma magari non avrei avuto la possibilità di avere a disposizione il numero di telefono della persona in questione.

L’alternativa era quella di scrivere una lettera (oggetto ormai praticamente scomparso), o magari un telegramma (altro oggetto scomparso).

Insomma, tutto piuttosto laborioso e non particolarmente veloce.

Allo stesso modo, se a quell’epoca tu avessi voluto prenotare un viaggio o anche solo una visita al Louvre, avresti dovuto recarti fisicamente in un’agenzia di viaggi (altro oggetto praticamente scomparso).

Nel mondo attuale, come è ben noto, è tutto molto più semplice, rapido e immediato.

Quasi ognuno di noi ha costantemente in tasca un piccolo computer portatile, il telefono cellulare.

Il cellulare contiene innumerevoli informazioni, tra cui i numeri di telefono, e inoltre offre numerosi e diversi canali di comunicazione costantemente attivi.

Tutti sappiamo anche che basta un clic per comprare qualsiasi cosa, da un biglietto aereo a quello di qualsiasi museo al mondo, da un pacco di pasta a un elaborato PC.

Nonostante tutto ciò, sappiamo che non c’è rosa senza spine (accidenti!!!).

Perciò, quali sono i contro? Forse il più importante è la valanga d’informazioni e richieste d’informazioni alla quale siamo costantemente esposti: e-mail, WhatsApp, messaggi, telefonate, e chi più ne ha, più ne metta.

Insomma, una vera e propria valanga di sollecitazioni alle quali ormai ci si aspetta risposta immediata.

Tornando ai tempi degli esempi precedenti, se qualcuno ti chiamava al telefono e non rispondevi, era normale. Probabilmente significava che non eri in casa.

Oggi, se ti chiamano al cellulare o se ricevi un WhatsApp e non rispondi nel giro di pochi minuti, ecco che si scatena l’inferno: «Dov’eri? Certo che potresti anche degnarti di rispondere!»

Di conseguenza, nella nostra vita già indaffarata e piena di impegni, ci troviamo a dover gestire una quantità enorme di stimoli provenienti da tutte le parti.

Molti di noi finiscono così per sentirsi sopraffatti, stanchi e ansiosi.

Come possiamo gestire simultaneamente ed efficacemente tutte le cose da fare e questa “montagna” di impulsi?

Tra le diverse possibili soluzioni, una delle più note e interessanti è quella proposta da David Allen nel suo ormai famoso libro “Getting things done” (in Italiano: “Detto, fatto!”)

I principi su cui si basa il sistema organizzativo

Per poter conseguire il suddetto attraente risultato, Allen propone quindi il suo metodo, fondato su due principi semplici e fondamentali:

1. identifica e annota ogni questione che richieda la tua attenzione;
2. decidi immediatamente come gestirla al meglio.

Qui di seguito riporto una citazione di David Allen che ti aiuterà a chiarire la filosofia alla base dei due principi fondamentali sui quali si basa il suo metodo:

Puoi sentirti bene per quello che non stai facendo, solo quando sai che cosa non stai facendo.

In un’articolo precedente abbiamo già parlato di quanto sia importante creare intorno a sé un ambiente ordinato e organizzato, sia per il nostro benessere personale che per la nostra creatività ed efficacia.

Gli strumenti: di cosa hai bisogno

Per poter gestire impegni, attività e informazioni o richieste in ingresso, secondo il sistema organizzativo di Allen, hai bisogno di poche semplici cose:

1. un raccoglitore
2. un cestino (o tasto canc)
3. un’agenda
4. una lista delle prossime attività 
5. una lista “in attesa”
6. uno scadenzario
7. un archivio
8. una lista progetti
9. un archivio della documentazione relativa a ciascun progetto
10. una lista “prima o poi, forse”

Andiamo ora a vederli uno per uno per capire esattamente di cosa si tratta e come poterli utilizzare al meglio.

Gli strumenti di raccolta sono dei “contenitori” dove scaricare tutti i dati: impegni, attività da svolgere, informazioni, richieste da parte di altre persone.

Esistono di diversi tipi di contenitori:

• fisici, come le vaschette portadocumenti;
• cartacei, per esempio i block-notes, i faldoni o le cartelle;
• digitali, un esempio su tutti; applicazioni tipo “Evernote”;
• audio, come il “registratore” pre-installato sugli IPhone;
• e-mail, tipo le cartelle “portadocumenti” che puoi creare.

L’importante è che sia uno solo. Se proprio uno solo non fosse sufficiente, è bene usarne il meno possibile.

Volendo essere precisi, molto probabilmente te ne servirà almeno uno fisico e uno digitale, in quanto la maggior parte delle informazioni e delle richieste, oggi come oggi, arrivano per quella via.

Sul cestino c’è poco da dire.

Si tratta, appunto, di un semplice cestino dove eliminare tutto ciò che non serve e, più nello specifico:

• tutto ciò che non richiede alcuna attività futura;
• le informazioni che non hanno valore di consultazione.

Il cestino può essere:

• fisico
• il tasto “canc” del computer.

Ti serviranno entrambi. Ma perché tanta enfasi sul cestino?

Perché se è vero che Il cestino è un oggetto semplice, non per tutti è facile da usare.

Molti di noi tendono ad accumulare “cose” inutili, complicandosi così la vita.

Come tutti sanno, l’agenda è un taccuino con pagine datate, in cui inserire gli appuntamenti e gli impegni della giornata.

Un “remainder” di ciò che bisogna fare o ricordare in quel particolare giorno.

Perciò, le informazioni che vanno inserite in agenda sono:

• gli appuntamenti (la riunione prevista per mercoledì 10 aprile);
• le attività da compiere in un giorno/ora specifici (ho detto a qualcuno che lo chiamerò venerdì 30 novembre alle 14;00);
• le informazioni che hai bisogno di avere a disposizione in un giorno specifico (sapere che una certa persona sarà o non sarà in ufficio in quel giorno, un indirizzo).

La cosa importante da tenere a mente è che l’agenda è “terreno sacro”:

• se scrivi qualcosa in agenda è perché va fatto in quella specifica data;
• se sposti qualcosa in agenda devi ricollocarlo immediatamente in una data alternativa. Questo naturalmente dipenda da “cosa” sposti e “perché”: l’appuntamento con il fidanzato con il quale hai appena rotto, ovviamente non andrà “ricollocato”. Però, se avevi previsto di lavorare a un progetto per tre ore in una determinata giornata ed è poi sopravvenuto un impegno che te lo impedisce, ecco che allora quelle tre ore devi ricollocarle subito in un altro slot temporale.

La “lista delle prossime attività”, insieme all’agenda è il nucleo centrale della gestione delle attività quotidiane.

Serve per annotare le attività che possiedono le seguenti caratteristiche:

• non delegabili (le attività delegabili hanno una propria lista separata)
• richiedono più di due minuti per essere svolte (perché queste vanno svolte immediatamente)

Per essere ancora più specifici:

• in agenda annoterai le attività da compiere a un’ora o a una data specifica;
• nella lista “prossime attività” annoterai invece le attività da compiere il prima possibile.

Riassumendo: la lista “prossime attività” è la lista delle attività non delegabili, che richiede più di due minuti per essere svolta e che è da compiersi il prima possibile.

Potrebbe essere utile suddividere questa lista in sottocategorie. Per esempio, “telefonate” e “commissioni”.

Oppure, le sottocategorie potrebbero essere suddivise in funzione del contesto nel quale dovrai svolgere le attività. Per esempio. “casa”, “ufficio”, “commissioni” (e cioè “quando sono “fuori”.

La differenza tra “la lista quotidiana delle cose da fare” e la “lista prossime attività”

Questa lista assomiglia molto alle ben note “To Do List” o “Liste delle cose da fare, ma Allen scrive: «Mai più liste quotidiane delle incombenze»

Ma allora, qual è la differenza tra la lista delle cose da fare e la lista “prossime attività”?

La lista delle cose da fare, di solito è la lista delle cose da fare nel corso della singola giornata e Allen evidenzia due differente sostanziali tra queste e la “lista prossime attività:

1.  un piano di lavoro è utile, ma deve essere rinegoziabile. Nuovi input possono sempre ridefinire la giornata lavorativa ed è quindi impossibile fissare preventivamente tutte le cose da fare in una singola giornata. Tenere una lista delle cose da fare annotata sull’agenda ogni singolo giorno, lista che va poi trascritta sul giorno successivo se le attività non vengono completate, è frustrante, demoralizzante ed è una perdita di tempo. La lista prossime attività contiene tutti i promemoria che ti servono e non è necessario riscriverla ogni giorno;
2. se un’attività segnata sulla lista quotidiana non va fatta proprio quel giorno, sottrae rilievo alle cose che invece devono essere fatte.

La lista “in attesa” è la lista dove andrai a prendere nota di tutte le attività da delegare e di tutte le attività che hai delegato ad altri.

Lo scopo di questa lista è duplice:

• da una parte ti serve per suddividere le attività in categorie nel momento in cui organizzi i dati raccolti;
• dall’altra parta ti serve per tenere traccia di tutto ciò che hai chiesto ad altri di fare. Come si dice: «Tutto è delegabile, fuorché il controllo. Spesso, in attesa del feedback da parte della persona alla quale abbiamo delegato l’attività, finiamo per dimenticarci addirittura di averla delegata!

Lo scadenzario è uno strumento che ti permette di spedire una nota a te stesso, così che venga recapitata in un giorno futuro.

Si tratta in buona sostanza di un semplice “promemoria”.

L’agenda può assolvere a questa funzione.

Per esempio, il 15 di maggio potresti voler ricordare a te stesso che il mese dopo c’è una scadenza fiscale, oppure il 10 novembre potresti voler ricordare a te stesso che entro fine mese devi prenotare l’albergo per le vacanze invernali.

L’archivio è il luogo dove conservare le “informazioni”.

Molte delle “cose” che ti arrivano non richiedono nessun tipo di azione da parte tua, ma magari hanno valore intrinseco come informazioni.

Vale quindi la pensa conservarle in modo da poterle recuperare velocemente quando ti serviranno. L’archivio può essere su due tipi di supporti:

• cartacei, come una semplice cartellina o un faldone;
• digitali, che vanno dai grandi database in rete alla cartella che crei sul tuo computer.

Esistono due tipi di archivio:

• riservato a un argomento specifico, come un raccoglitore dedicato ai contratti o alle garanzie degli elettrodomestici;
• dedicato alle informazioni generali, dove raccogliere le informazioni che non appartengono a nessuna categoria prestabilita.

Predisporre un buon sistema di archiviazione potrebbe richiedere un po’ di tempo, ma ne vale la pena. A questo proposito, Allen stesso scrive:

La mancanza di un buon archivio generale può rappresentare un serio impedimento alla messa in opera di un sistema di gestione efficiente.

 

Se archiviare non è facile, né veloce né divertente, tenderete ad ammucchiare le cose anziché riordinarle; se il materiale di consultazione non è chiaramente distinto dal resto, il confine tra gli elementi che sono suscettibili di intervento e quelli che non lo sono sfumerà, visivamente e psicologicamente, e perderete interesse nei confronti dell’intero sistema.

 

Istituire una procedura efficace per gestire questo tipo di materiale è fondamentale per assicurarvi produttività senza stress.

Infine, la cosa importante da ricordare a proposito dell’archivio è che il materiale archiviato deve essere facilmente consultabile quando serve.

Partiamo dalla definizione che Allen da di progetto:

Qualunque obiettivo che richieda più di un’attività per essere raggiunto.

Allen propone quindi una definizione di “progetto” un po’ diversa da quella della maggior parte delle persone, e lui stesso ne spiega la ragione:

Se non basta una singola attività (passo) per completare qualcosa, allora serve un promemoria che ci ricordi che dobbiamo ancora lavorarci su.

La lista progetti quindi non è altro che la lista dei progetti in corso e/o dei progetti in fase di avviamento.

Non è necessario elencare i progetti secondo un ordine particolare, come per esempio in ordine di grandezza o d’importanza. L’unica cosa importante è che si trovino tutti in un’unica lista.

La “lista progetti” di cui sopra è solo un elenco generale, mentre l’archivio della documentazione relativa ai progetti raccoglie tutte le informazioni e i documenti relativi a ogni singolo progetto.

Come suggerisce il nome stesso, non è molto diverso dall’archivio di tutte le altre informazioni.

Anzi, direi proprio che si tratta della stessa cosa, tranne che per il fatto che, trattandosi di progetti in corso, potresti aver bisogno di accedere alle relative informazioni con una certa frequenza.

Perciò potrebbe essere più conveniente tenere questa documentazione fuori dall’archivio generale e a “portata di mano”, così da agevolarne la consultazione.

Questa lista è un elenco delle cose che forse vorrai fare un giorno o l’altro, prima o poi, il “parcheggio” per i progetti che non puoi attivare subito ma che vuoi ricordare.

È una lista importante perché è fonte d’ispirazione, t’invita ad “aprire la finestra” e guardare ad altri panorami, oltre l’orizzonte del quotidiano.

A sua volta può essere suddivisa in sottocategorie, come: viaggi, libri da leggere, progetti professionali, etc.

Il metodo: un processo a 5 fasi

Il metodo di Allen consiste in un processo a cinque fasi o stadi successivi:

1. Raccogliere
2. Esaminare
3. Organizzare
4. Verificare
5. Fare

Andiamo ora a esplorarli uno dopo l’altro.

La prima fase di questo processo consiste semplicemente nel raccogliere tutte le cose da fare in un contenitore esterno alla propria mente.

Per “cose da fare”, s’intendono tutte quelle azioni che potresti associare a verbi come “devo, dovrei, voglio, vorrei, farò, etc”.

Stiamo parlando di tutte quelle attività o quelle azioni che hanno a che fare con i nostri “sospesi”, con i progetti in corso, con le idee che ci vengono improvvisamente, con le richieste che arrivano da altre persone attraverso qualsiasi canale; mail, messaggi, WhatsApp, telefono, etc.

Questa attività è quella che il mio amico e mentore Brian Colbert chiama “Brain Dump”.

“Brain Dump” significa qualcosa come “Scaricare il cervello”; liberare il cervello da tutti quei pensieri che potrebbero interferire con la nostra attenzione su ciò che stiamo facendo nel “qui ed ora”.

Raccogliendo tutte le idee, tutti i sospesi, in un raccoglitore esterno, liberi la tua mente dal “rumore di fondo”, dalle “ombre”, che potrebbero interferire con la tua “presenza” e la tua attenzione.

Qualche regola per una buona raccolta:

• tutte le questioni lasciate in sospeso devono entrare nel sistema di raccolta e uscire dalla tua testa;
• usa un solo contenitore di raccolta, o quantomeno, il minor numero possibile di contenitori;
• svuota regolarmente i contenitori.

Quando svuoti il contenitore di raccolta, esamini un elemento alla volta.

A tal proposito, Allen dichiara:

Questa è probabilmente la tecnica più utile che io abbia insegnato ai miei clienti […]

 

Questo è il nocciolo del sistema di gestione personale.

 

Quando esamini gli elementi raccolti, per ognuno di essi devi porti due domande semplici ma fondamentali:

• Che cos’è?
• È fattibile ora?

La prima domanda, «Che cos’è?», sembra una domanda ovvia, ma… spesso accade che, non comprendendo subito di cosa si tratti, si finisca per lasciare la “cosa” nel “cassetto” per poi dimenticarsene.

L’esempio che porta Allen sono quei moduli complicati che riceviamo dagli enti statali; che cosa dobbiamo fare con quelli?

Allen dice di aver trovato centinaia di messaggi del genere in mucchi e cassetti di clienti che li avevano buttati lì piuttosto che dedicare due secondi a capire di cosa si trattasse.

La seconda domanda,«È fattibile ora?» può avere due tipi di risposte:

1. «Si, è fattibile ora»
2. «No, non è fattibile ora»

Cosa fare in un caso e nell’altro?

Si, è fattibile ora

Se l’attività è fattibile ora, allora bisogna fare qualcosa.

Hai tre possibilità:

1. Farla: se richiedesse meno di due minuti è bene farla subito. Ci metteresti più tempo ad annotarla che non a farla immediatamente;
2. Delegarla: se richiedesse più di due minuti, chiedi a te stesso: «Sono la persona più adatta per svolgere questa attività?». Se la risposta fosse «No», allora delegala alla persona più adatta, prendendone nota nell’apposita lista;
3. Rimandarla: se richiedesse più di due minuti e tu fossi la persona più adatta a svolgerla, allora dovrai rimandarla, annotandola in modo adeguato:
   1. sai di doverla o poterla fare in una data precisa: in agenda
   2. sai di doverla svolgere il prima possibile: lista “prossime attività”.

Qualora si trattasse di un progetto, dovrai chiederti:

1. «Qual è l’obiettivo che mi sono impegnato a raggiungere?»
2. «Qual è l’attività successiva da compiere per avanzare verso tale obiettivo?»

Vediamo ora cosa puoi fare una volta che hai risposto alle suddette domande:

1. qualora tu non l’avessi già fatto, inserisci il progetto e relativo obiettivo nella “lista progetti”;
2. identifica la prossima attività da svolgere e inseriscila nell’apposita lista “prossime attività”. In questa lista potresti creare una sottocategoria dedicata a quello specifico progetto e/o creare una lista apposita da inserire nella documentazione relativa allo specifico progetto.

No, non è fattibile ora

Se la risposta è «No», anche in questo caso hai tre possibilità:

1. Cestinare: non serve più (cestino o tasto “Canc”);
2. Rimandare: non c’è bisogno d’intraprendere alcuna attività al momento, ma forse bisognerà fare qualcosa in futuro (agenda o scadenzario);
3. Archiviare: l’elemento è un’informazione potenzialmente utile che potrebbe servire in futuro (Archivio).

Potremmo dire che questa terza fase del processo è ridondante e praticamente inutile.

Questo perché nel suo libro “Getting things done”, Allen non spiega fin da subito i contenitori in modo dettagliato.

Parla della fase n. 1 “raccogliere” e poi della fase n. 2 “esaminare”.

Nella fase n. 2 già spiega come suddividere il materiale raccolto.

Quando parla della fase n. 3 “esaminare”, spiega più dettagliatamente i contenitori, o raccoglitori che dir si voglia, ed entra più nel dettaglio a proposito di come suddividere gli elementi raccolti.

Perciò, la fase “esaminare” e “organizzare” sono perlopiù la stessa cosa; nel momento in cui esamini gli elementi raccolti, li organizzi suddividendoli secondo i criteri di cui sopra.

La fase di verifica consiste nel passare in rassegna tutto il materiale raccolto a intervalli regolari.

In effetti, non basta annotarsi di dover fare qualcosa, ma bisogna anche ricordarsene nel momento appropriato.

A questo proposito, Allen scrive:

Una cosa è annotarvi che vi serve il latte, un’altra è ricordarvelo quando siete nel negozio. Parimenti, annotarvi che dovete telefonare a un amico per farvi dare il numero del suo avvocato non è la stessa cosa che ricordarvelo quando siete al telefono con lui.

Perciò, per essere efficaci nella gestione del flusso di lavoro è fondamentale essere costanti nel processo di verifica.

Più nello specifico, ci sono strumenti che vanno verificati quotidianamente e altri che vanno verificati settimanalmente.

Verifica quotidiana

• l’agenda è lo strumento che sicuramente dovrai controllare quotidianamente, almeno una volta al giorno;
• la lista “prossime attività” è lo strumento che controllerai subito dopo l’agenda. Se tu avessi suddiviso le attività per contesto (tipo “a casa” e “in ufficio”, controllerai le relative liste quando sarai nel relativo contesto;

Verifica settimanale

• la “lista progetti”;
• l’archivio della documentazione relativa ai progetti;
• la lista “in attesa”;
• la lista “prima o poi, forse”.

La verifica settimanale è il momento per:

• raccogliere ed esaminare tutti i punti aperti;
• revisionare l’intero sistema;
• aggiornare le liste;
• ordinarle, definirle, tenerle aggiornate e complete.

Il “fare” comporta il prendere delle decisioni: «Lunedì alle 9:00 vado a fare la spesa, scrivo la relazione dell’ultima riunione o accompagno mio figlio in stazione?».

L’utilità di questo sistema è quella di aiutarti a prendere decisioni. Per aiutarti a farlo efficacemente, Allen propone tre diversi modelli:

• il modello a 4 criteri per scegliere l’attività da svolgere in ogni momento;
• il modello tripartito per la valutazione del lavoro quotidiano;
• il modello a 6 quote per passare in rassegna il proprio lavoro.

Il modello a 4 criteri

Allen propone 4 criteri per aiutarti a capire come scegliere cosa fare in un determinato momento:

1. Contesto
2. Tempo a disposizione
3. Energia a disposizione
4. Priorità

Contesto

Questo primo criterio impone di scegliere l’attività in funzione del contesto.

Tutti sappiamo che esistono attività che:

• possono essere svolte ovunque;
• esigono un luogo specifico (per esempio, a casa o in ufficio);
• richiedono l’uso di qualche strumento (per esempio, il PC).

Il contesto perciò è il primo fattore che spesso condiziona o addirittura limita la scelta dell’attività da svolgere.

Tempo a disposizione

Quanto tempo hai a disposizione? Se la prossima riunione inizia tra 15 minuti, è inutile imbarcarsi in un’attività che richiede due ore.

Energia a disposizione

Non sempre abbiamo lo stesso livello di energia fisica e/o mentale e, come ben sai, attività diverse richiedono diversi livelli di energia:

• alcune attività richiedono concentrazione e un elevato livello di energia mentale;
• altre attività richiedono impegno fisico e un elevato livello di energia fisica:
• per altre attività ancora il livello di energia psico/fisica è indifferente.

Perciò, questo è un altro criterio in base al quale scegliere il tipo di attività da svolgere.

Priorità

Il quarto e ultimo criterio è il livello di priorità assegnato all’attività da svolgere.

Stanti il contesto, il tempo a disposizione, il livello di energia a disposizione, quale attività è più importante? Quale rende di più? Quale ti avvicina maggiormente alla realizzazione dei tuoi obiettivi?

Gli altri due modelli proposti da Allen, ti aiuteranno a capire come scegliere l’attività sulla base della sua priorità.

Il modello tripartito

Nella scelta dell’attività da svolgere, Allen t’invita a tener conto del fatto che, mentre stai lavorando, potresti essere impegnato in tre diversi tipi di attività:

1. lavoro predeterminato
2. lavoro circostanziale
3. lavoro da determinare

Lavoro predeterminato

Questa categoria comprende:

• i compiti precedentemente individuati e registrati sull’apposita lista;
• tutte le attività che servono a gestire il flusso di lavoro (per esempio, fare le telefonate che servono relativamente allo svolgimento di un determinato compito).

Lavoro circostanziale

Tutte quelle “cose” che arrivano inaspettatamente e alle quali, per qualche motivo, decidi di dover prestare attenzione man mano che si presentano.

Lavoro da determinare

Il lavoro che si determina svuotando i contenitori di raccolta.

Riassumo qui quanto sopra esposto.

Quando svuoti i tuoi contenitori di raccolta ed esamini gli input:

• esegui subito alcune attività che richiedono meno di due minuti;
• butti o archivi molte cose;
• identifichi le attività da svolgere prima o poi, ma non subito;
• aggiungi punti a tutte le liste per avere la certezza che siano complete;
• utilizzi la valutazione di contesto, tempo ed energia disponibile per i poter scegliere tra più attività.

L’ultimo elemento da prendere in considerazione nel processo decisionale è la natura del tuo lavoro, i suoi obiettivi e standard. E per questo, Allan ci mette a disposizione il prossimo modello, il “Modello a sei quote”.

Il modello a sei quote

Questo è il modello che serve a determinare le priorità.

Allen dice che la maggior parte dei metodi per determinarle non sono affidabili nella vita reale e propone quindi questo modello basato su di un’analogia aerospaziale.

A tal proposito, Allen afferma che la determinazione delle priorità è un problema di “quote”:

• 15.000 metri e oltre: la vita
• 12.000 metri: l’orizzonte a tre – cinque anni
• 9.000: gli obiettivi a uno – due anni
• 6.000: le aree di responsabilità
• 3.000: i progetti in corso
• pista di decollo: le attività in corso

Cominciamo, come Allen, dal fondo:

Pista di decollo: le attività in corso

Questa è la lista di tutte le attività da svolgere: telefonate, email, commissioni, questioni da discutere con qualcuno al lavoro, etc.

Allen dice che, se anche non ti arrivasse più alcuna informazione aggiuntiva, probabilmente ti ci vorrebbero comunque tra le 300 e le 500 ore per svolgerle tutte!

3.000 metri: i progetti in corso

I progetti in corso sono gli obiettivi a breve termine che vuoi raggiungere: organizzare un convegno, aprire un blog, cambiare casa, trasferire la sede dell’azienda, rifare il sito aziendale, etc.

I progetti in corso di svolgimento sono probabilmente la fonte che genera la maggior parte delle attività in corso.

6.000 metri: le aree di responsabilità

Ognuno di noi ha delle “aree di responsabilità” che dipendono dai diversi ruoli che ricopriamo nella nostra vita privata e professionale.

Per esempio, nella vita privata, potrebbe essere la responsabilità del benessere e dell’educazione dei figli, la gestione delle finanze familiari, etc.

Professionalmente potresti avere delle responsabilità relative alla pianificazione strategica, all’assistenza alla clientela o al supporto amministrativo, etc.

Sempre secondo Allen, le aree di responsabilità, per la maggior parte di noi, possono essere classificate in 10 – 15 categorie.

Queste sono le aree chiave in cui vuoi ottenere dei risultati e mantenere un certo standard.

Allan osserva anche che gli obiettivi che ti poni di solito comportano un allargamento delle tue aree di responsabilità.

Dovrai quindi elencarle e passarle in rassegna. Avrai così un’intelaiatura completa, una “griglia”, attraverso la quale vagliare la tua “lista progetti”, in quanto, la maggior parte dei progetti ai quali dai vita o che accetti, dipendono da queste aree di responsabilità.

9.000 metri: gli obiettivi a 1 – 2 anni

Ciò che vuoi ottenere, nella tua vita privata e professionale, tra 1 o 2 anni a partire da ora, i tuoi progetti più importanti.

Esaminare le cose sotto questa luce, renderà i compiti che ti consentono di realizzare i progetti fondamentali, più importanti di altri.

12.000 metri: l’orizzonte a 3 – 5 anni

Fare previsioni a 3 – 5 anni comporta riflessioni più approfondite e di più ampia portata.

Per esempio, lo stile di vita che conduci e quello che vorresti/potresti condurre. Magari vuoi trasferirti fuori città, al mare o in montagna, a più stretto contatto con la natura. O forse vuoi cambiare lavoro.

In un lasso di tempo così lungo, potrebbero anche esserci fattori esterni che potrebbero cambiare le dinamiche del tuo lavoro, come nuove tecnologie delle quali dover tener conto.

Le decisioni prese a questa quota potrebbero cambiare profondamente le scelte, le decisioni e le dinamiche organizzative.

15.000 metri e oltre: la vita

Il tuo scopo fondamentale e superiore.

Perché esisti tu, come persona fisica? Perché esiste la tua azienda.

Questa quota fondamentale ha a che fare con quelli che in PNL si chiamano i “Valori”.

Si tratta di un argomento fondamentale e perciò, a questo proposito, ti rimando all’articolo dedicato proprio ai valori: “La situazione desiderata: i valori”

Una delle prime domande che ci dobbiamo fare, per poter gestire efficacemente il tempo, è la seguente: «È importante o è urgente?».

Siamo tutti talmente presi dalle mille cose da fare che, per non perdere tempo, non ci soffermiamo a pensare.

Così, spesso capita che ci ritroviamo a fare ciò che ci si presenta di fronte, e ciò che ci si presenta di fronte spessso è quello che è urgente, ma non importante.

Peccato, perché è una distinzione che fa la differenza in termini di:

• produttività;
• qualità della vita.

A questo proposito abbiamo già fatto un breve accenno nell’articolo “I dieci errori più comuni nella gestione del tempo”, uno dei quali è proprio il non distinguere tra attività urgenti e importanti, perché hanno priorità diverse.

Vediamo allora qual è la distinzione tra “importante” e “urgente”.

Attività importanti

Le attività importanti sono tutte quelle attività che ti avvicinao alla realizzazione:

• della tua vision o della tua mission personale o aziendale;
• dei tuoi valori, di ciò che è importante per te;
• degli obiettivi che ti sei posto per poter realizzare i tuoi valori.

Quello che accade è che, di solito, le attività importanti non sono urgenti.

Per quanto paradossale possa sembrare, dato che non sono urgenti,  non vengono percepite come importanti!

Facciamo un esempio pratico: prendersi cura della propria forma fisica, intesa sia in senso letterale che in senso figurato:

• la “forma” del corpo, le proporzioni, la dimensione 🙂
• il livello di benessere ed energia.

Stiamo parlando di qualcosa che sicuramente non è, ma dovrebbe essere, tra i primi valori ti tutti noi e di ognuno di noi, per svariati motivi:

• la nostra salute, longevità e benessre dipendono da questo;
• un buon livello energetico ci consente di essere più efficaci ed efficienti e realizzare al meglio tutti i nostri altri valori e i nostri obiettivi;
• qualunque cosa tu faccia nella vita, come si dice, il primo prodotto sei tu, ed è buona norma proporre un buon prodotto.

Eppure, nonostante ciò, guardati in giro.

Quanta persone sono davvero “in forma”? Molto poche!

Tutti lo sanno, ma pochi lo fanno!

E la scusa più comune qual’è?

«NON HO TEMPO»

Attività urgenti

Le attività urgenti sono tutte quelle attività che richiedono attenzione immediata.

Di solito si tratta di quei compiti che devono essere portati a termine entro una scadenza precisa. Per esempio, preparare la dichiarazione dei redditi, pagare le bollette, portare il gatto dal veterinario, consegnare un progetto a un cliente, dare l’acqua alle piante.

Tutte queste attività diventano urgenti per uno dei seguenti motivi:

• vengono trascurate e procrastinate;
• sono frutto di un imprevisto, del tipo; un cliente importante chiama e vuole qualcosa per l’indomani, o il gatto si ammala improvvisamente.

Inoltre, questa categoria di attività spesso è associata al raggiungimento degli obiettivi di qualcun altro.

“Cose” del tipo: favori che ci vengono richiesti e ai quali non ci sentiamo di dire di no, un figlio adulto che sembra non essere in grado di provvedere a qualcosa da solo, e così via.

Tutti noi tendiamo a reagire alle questioni urgenti e a focalizzarci su di esse, perché le conseguenze del non svolgere le relative attività sono immediate.

L’importanza e l’urgenza secondo Eisenhower

Il generale Dwight David Eisenhower, 34° Presidente degli Stati Uniti d’America, durante una conferenza con i suoi consiglieri di gabinetto, dichiarò quanto segue:

“Ho due tipi di problemi: l’urgente e l’importante. L’urgente non è importante e l’importante non è mai urgente”.

Da allora si dice che Eisenhower organizzasse il suo carico di lavoro e le sue priorità in base a questo principio, che si è poi sviluppato nella cosiddetta “Matrice di Eisenhower” o “Matrice decisionale di Eisenhower”.

La Matrice è anche chiamata “Matrice di Covey” dal nome di Stephen Covey, che ne ha approfondito il modello nel suo libro “I sette pilastri del successo“.

Secondo il “Principio di Eisenhower” avere una buona gestione delle attività nel tempo  significa essere efficace oltre che efficiente.

La Matrice di Eisenhower

Combinando i due concetti di “importanza” e di “urgenza”, si ottengono poi quattro categorie di attività:

• urgenti e importanti;
• non urgenti e importanti;
• urgenti e non importanti;
• non urgenti e non importanti.

Queste 4 categorie di attività vengono poi organizzate in una matrice a 4 quadranti.

La matrice

Urgente e importante

Abbiamo visto che, se le attività importanti diventano urgenti, di solito dipende dal fatto che le abbiamo trascurate o procrastinate, proprio perché per loro natura, sono “non urgenti”.

Ma questo non significa che non lo possano diventare.

Tornando all’esmpio precedente: hai trascurato la cura della tua persona perché non era urgente, finché magari non ti ammali.

L’importante è diventato allora anche urgente!

Naturalmente, il motivo per il quale un’attività importante diventa anche improvvisamente urgente, potrebbe essere un semplice imprevisto.

Ecco perché, nella pianificazione del tempo, dovremmo sempre destinare dello spazio alla gestione degli imprevisti.

Ciò significa che non dovremmo mai cedere alla tentazione di commettere il settimo errore, e cioè, l’aver bisogno di essere costantemente occupati e finire così di riempire totalmente l’agenda (spesso con attività non necessariamente utili).

Lo stile di vita

Le persone che trascorrono molto tempo nel primo quadrante vivono in modalità di sopravvivenza:

• generalmente, passano la maggior parte del loro tempo a correre dietro alle urgenze;
• trovano poi sollievo nelle attività del quarto quadrante: quelle non importanti e non urgenti.

Passano quindi la maggior parte del tempo sballottate e tartassate dai problemi, e il tempo restante lo passano a svolgere attività insignificanti e improduttive.

Non urgente e importante

Abbiamo già detto che le attività importanti sono quelle che ti dirigono verso la realizzazione di ciò che è, appunto, importante per te.

Di conseguenza, questo è il quadrante dove dovresti passare la maggior parte del tuo tempo.

Nel suo libro “I sette pilastri del successo” Stephen Covey scrive:

Lo stile di vita

Chi trascorre molto tempo in questo quadrante vive in modalità creativa.

Dedicandosi in modo prioritario alle attività importanti, che li dirigono verso la trasformazione dei propri obiettivi in risultati, fanno accadere le cose.

La loro vita si popola, giorno dopo giorno, di nuove conquiste, le cose avvengono, i sogni si realizzano.

Naturalmente, anche a queste persone capita di avere crisi e situazioni da risolvere, ma in numero relativamente esiguo, perché sono concentrate su attività ad alto potenziale e su fattori di incremento delle capacità e delle risorse personali.

Urgente e non importante

In questo quadrante vi sono tutte le attività che non sono importanti, nel senso che non sono direttamente funzionali al raggiungimento dei tuoi obiettivi,  ma che per qualche motivo sono comunque urgenti e richiedono attenzione immediata.

Sono attività che riguardano compiti che possono essere facilmente delegati ad altre persone, come per esempio, il pagamento di bollette in scadenza, la compilazione di moduli che vanno consegnati entro una certa data, e così via.

Non urgente e non importante

In questo quadrante vi sono attività che non sono importanti e non sono nemmeno urgenti.

Non stiamo quindi parlando delle attività, anche solo ricreative, che ti portano valore aggiunto, come guardare un film, leggere un libro, cucinare o fare una passeggiata.

Si tratta invece delle distrazioni un po’ fine a sé stesse, come le chiacchiere alla macchina del caffè, i giochi sui cellulari, le lunghe telefonate durante le quali non si dice niente e che si fanno solo per occupare il tempo, e così via.

Aattività che magari ti distraggono e possono servirti a defaticare per un momento, ma che non ti portano nessun valore aggiunto e che dovrebbero essere molto contenute nel tempo.

Come usare la matrice

Questa matrice è uno strumento molto semplice e di grande utilità pratica.

Tra l’altro, si tratta anche di uno strumento flessibile, perché puoi scegliere di usarlo in modi diversi.

Comunque tu scelga di usare la matrice di Eisenhower,  in ognuno dei 4 quadranti, dovrai registrare alcune categorie di attività.

# 1. Urgente e non importante

Azioni che devi fare al più presto e che devi svolgere in prima persona.

Per esempio:

• progetti in scadenza;
• telefonate a clienti particolari;
• problemi pressanti, urgenti da risolvere.

# 2. Non Urgente e importante

Azioni che ti dirigono verso la realizzazione di ciò che è importante per te, e che devi svolgere personalmente.

Per esempio:

• lo sviluppo di progetti a medio o a lungo termine;
• tutto ciò che ha a che fare con la tua crescita personale;
• la cura della tua persona;
• nuove strategie operative da attuare.

Per fare qualche esempio ancora più pratico:

• corsi di formazione e crescita personale;
• visite di check-up;
• praticare sport;
• lo sviluppo di nuove strategie di business.

# 3. urgente e non importante

Tutte quelle attività che richiedono immediata attenzione ma che, non essendo importanti, non è necessario che tu svolga personalmente.

Si tratta di tutte le attività che potresti delegare.

Tra l’altro, spesso queste attività sono richieste dall’esterno e interessano ad altre persone.

Ecco qualche esempio:

• incontri o riunioni superflue;
• alcune telefonate o mail non fondamentali;
• pagamenti bollette e simili;
• scadenze e adempimenti formali di vario tipo.

# 4. Non urgente e non importante

Tutte quelle attività che non di danno nessun vero valore aggiunto.

Attività banali che sarebbe meglio ridurre o evitare.

Per esempio:

• navigare sulla rete a vuoto e senza uno scopo;
• passare da un canale all’altro delle TV;
• giocare ore a solitario sul cellulare o a Fifa sulla Playstation…

Nell’articolo precedente abbiamo parlato dei vantaggi di una buona gestione del tempo, abbiamo fatto un’autovalutazione e ora parliamo dei dieci errori più comuni nella gestione del tempo.

Il primo errore: non lavorare per obiettivi

È intuitivo!

Quando non sai dove vuoi andare, è impossibile trovare la strada per arrivarci.

Allo stesso modo, quando non sai cosa vuoi ottenere, non sai cosa devi fare per ottenerlo.

Se non hai uno scopo, il tuo fare quotidiano diventa “fine a sé stesso”.

Direi anche controproducente, perché ti fa percepire il “vuoto” dentro e intorno a te,  la mancanza di scopo e di significato.

Il “fare pur di fare” non può essere né efficace né efficente, perché, per sua natura, non ti porta da nessuna parte.

Il primo passo, quindi, è qullo di lavorare sui valori personali, che rispondono alla domanda «Che cosa è davvero importante per me».

A titolo solo esemplificativo, i valori sono “cose” come: indipendenza, amore, successo, sicurezza, avventura, etc.

Sono le “condizioni” che si devono realizzare affinché tu possa dire di vivere la vita che desideri, affinché tu possa dire di avere quello che ti serve per stare bene.

Ti suggerisco di leggere, qualora tu non l’abbia ancora fatto, l’articolo sui valori e di fare “l’esercizio” per definirli con chiarezza e precisione.

Una volta fatto ciò, una volta chiarita la direzione, allora puoi tracciare la rotta.

Puoi cioè cominciare a porti gli obiettivi che ti consentano di realizzare quei valori.

Ecco che allora le priorità delle azioni da fare e dei compiti da svolgere saranno più chiare.

Le attività più importanti sono quelle che ti consentono di raggiungere i tuoi valori attraverso la realizzazione degli obiettivi che ti sei posto.

Il secondo errore: mancanza di una lista delle cose da fare

Il mondo moderno è in qualche modo, come posso dire… “controintuitivo”.

Da un lato, grazie a tutta la tecnologia a nostra disposizone, la vita dovrebbe essere più semplice di quanto non lo sia mai stata.

Ma non è oro tutto ciò che luccica!

Perché sappiamo bene che, da un altro punto di vista, tutta la tecnologia a nostra disposizione ci complica un po’ le cose.

Per fare un esempio pratico, immagina…

Ti arriva un messaggio su WhatsApp. Non rispondi nei tre minuti successivi, e te ne arriva un altro: «Cosa succede? Tutto bene? Perché non mi rispondi?».

In questo mondo così interconnesso, siamo esposti a una quantità enorme di stimoli, input, richieste, informazioni da gestire e cose da fare.

Pensa solo al “lavoro aggiuntivo” che richiede la presenza sui social, oggi pressoché inevitabile.

Hai mai la fastidiosa sensazione di aver dimenticato di fare qualcosa d’importante?

Ti è mai capitato di essere impegnato in un compito e di non riuscire a concentrarti completamente perché nella tua mente sono presenti dei “retro-pensieri”?

Questi retro-pensieri sono come delle ombre” che ti seguono nell’oscurità: la sensazione che ci sia qualcosa che ti sta sfuggendo. Queste ombre si traducono in un senso di disagio continuo e hanno un nome: “Effetto Zeigarnik”.

L’effetto Zeigarnik, che prende il nome dalla psicologa Lituana Bluma Zeigarnik, è una sorta di “bias cognitivo” ed è la tendenza a ricordare i compiti o le azioni incompiute o interrotte con maggior facilità di quelle completate; un compito non completato resta perciò nella mente come una sorta di tarlo.

Il prossimo passo da fare è quindi quello di liberare la testa mettendo su carta quello che devi fare.

La tua mente sarà così, limpida e pronta a rispondere a ciò che accade, come l’acqua di un ruscello di montagna, che scorre veloce adattandosi al percorso in modo naturale.

Altri punti di vista sulla “To-Do list”

Non tutti sono d’accordo sulle liste di cose da fare. Per esempio, Kevin Kruse, nel suo “15 secrets succesfull people know about time management”, scrive:

Il giusto “equilibrio”

Le considerazioni di Kevin Kruse sono interessanti e di buon senso, tuttavia dipende da cosa s’intende per “lista di cose da fare”.

Se per “lista di cose da fare” s’intende la lista di tutto ciò che c’è da fare, dal prendere il caffé al mattino, alla realizzazione del sogno più impossibile della vita, allora Kevin Kruse ha assolutamente ragione.

Ma se per litsta di cose da fare s’intende qualcosa di più semplice e pratico, allora cambia la musica.

Per prima cosa, tieni presente che i “progetti” vanno gestiti a monte.

Tutte le azioni e i compiti che riguardano la realizzazione di un progetto, dovrebbero quindi già essere stati pianificati e messi a calendario.

Quindi, la “lista di cose da fare” va tenuta il più “snella” possibile e consiste nella semplice annotazione:

• delle attività che ti vengono in mente nel corso della giornata e che rischi di dimenticare;
• tutto ciò che ti viene inaspettatamente richiesto dal mondo esterno, magari attraverso una mail inattesa, e che, di nuovo, rischieresti di dimenticare.

Lo scopo di detta lista è solo quello di fare una sorta di “brain dump”, e cioè “scaricare” il cervello.

Liberare la mente dai sospesi non significa che li devo completare subito. Significa solo che una volta che sono sulla carta, ti sentirai più tranquillo, con la mente più libera, senza la preoccupazione di dimenticarli.

Per esempio, l’altro giorno ero in una riunione e avevo dimenticato di disattivare le notifiche sul telefono. Mi arriva un WhatsApp dalla vicina del piano di sotto, che mi dice che c’è una perdita d’acqua che probabilmente viene dal mio bagno. Non potendo chiamare subito l’idraulico, ho immediatamente appuntato nel “Promemoria” del telefono: “Chiamare idraulico”, perché, conoscendomi, me ne sarei dimenticata. Non appena finita la riunione ho poi chiamato l’idraulico e cancellato il promemoria.

Quello che evenutalmente potresti fare subito è un piano d’azione per completarli nel futuro.

Il terzo errore: non assegnare priorità

Immagina di aver fatto tutto in modo semplice e corretto:

• i compiti per la gestione dei progetti importanti (dei quali parleremo) sono già a calendario;
• e hai la tua lista delle cose da fare.

In questo modo hai sotto gli occhi tutto ciò che devi fare, ma non tutto quello che hai da fare ha lo stesso valore, perché ci sono:

• :attività che ti avvicinano alla realizzazione dei tuoi valori e dei tuoi obiettivi;
• compiti che semplicemente “devono” essere svolti, ma che di per sé non rappresentano un passo verso la realizzazione di ciò che è importante per te;
• “cose” che hanno a che fare con la cura della tua persona, la coltivazione dei tuoi interessi o magari anche solo occupazioni magari fine a sé stesse, ma piacevoli, rilassanti, divertenti, rigeneranti.

A questo punto, non ti chiedo di assegnare a ogni azione una priorità, ma di fare velocemente alcune riflessioni:

• una prima distinzione fra le attività importanti, di cui ti devi occupare personalmente, e le attività urgenti, che magari potresti delegare;
• decidere quindi quali attività delegare, a chi delegarle e quando, o entro quando, farlo;
• mettere immediatamente a calendario tutto ciò di cui ti devi occupare personalmente.

Il quarto errore: la mancata gesione delle distrazioni

Stai lavorando e sei concentrato. Anzi, è proprio uno di quei momenti “magici”; uno di quei momenti in cui, come si dice, sei “nel flusso”.

Suona il telefono e improvvisamente il momento magico svanisce. La tua attenzione viene deviata e torni bruscamente alla realtà.

Finita la telefonata, ci metti più di qualche minuto per tornare a concentrarti, e proprio non appena torni ad essere “in the flow”, la segretaria ti annuncia una visita inaspettata.

Secondo uno studio dell’Università della California Irvine, ci vogliono circa 23 minuti e 15 secondi per focalizzarsi nuovamente dopo una distrazione.

Fai due conti: se ti distrai tre volte al giorno, perdi un’ora di lavoro. Un’ora!

Cosa puoi fare per evitare la trappola delle distrazioni? Dipende dal tipo di distrazione.

Ti riporto qualche esempio.

La telefonata tipo di un mio vecchio maestro, quando qualcuno lo chiamava in un momento in cui lui riteneva di non poter parlare:

«Buongiorno, ti disturbo?»

«Tu non disturbi mai ed è un piacere sentirti. Ti chiedo solo di richiamarmi alle ore “x”, così avrò il giusto tempo da dedicarti».

Un altro mio coach, invece, questa volta una donna, informava tutti che lei rispndeva alle chiamate o chiamava telefonicamente sono in una determinata ora del giorno. Per esempio tra le 9:00 e le 10:00 del mattino o tra le 18:00 e le 19:00 di sera.

Il quinto errore: procrastinare

Secondo il dizionario Treccani, procrastinare significa: “Differire, rinviare da un giorno a un altro, dall’oggi al domani, allo scopo di guadagnare tempo o addirittura con l’intenzione di non fare quello che si dovrebbe”.

Nel mondo accademico ci sono infinite discussioni sul significato preciso della parola “procrastinare” e sulla differenza tra il procrastinare e il cosiddetto “ritardo strategico”.

Il buon senso suggerisce che probabilmente il “ritardo strategico” è un qualcosa che può portare benefici, mentre il procrastinare può portare solo svantaggi.

Stiamo parlando quindi di tutte quelle situazioni in cui sai di dover fare qualcosa, sai di doverlo fare subito o al più presto possibile, ma, nonostante ciò rimandi.

Rimandi perché non ne hai voglia o perché quell’azione è scomoda, fuori dalla tua “zona di confort”.

Quando procrastini, ti senti colpevole, pensi con fastidio o preoccupazione allo svolgimento del compito e, infine, rischi di sentirti sopraffatto quando non riesci a completare il lavoro in tempo.

Inoltre, sembra che il procrastinare sia dannoso da diversi punti di vista.

A tal proposito, riporto, qui sotto un passo tratto da uno  studio pubblicato sulla rivista European Psychologist nel Marzo 2013.

Un articolo pubblicato sul sito della Boise State University, suggerisce 5 modi per eliminare la tendenza a procrastinare:

Riduci il numero di decisioni da prendere in un giorno

Se inizia la tua giornata chiedendoti «Cosa farò oggi?», è molto probabile che finirai per procrastinare quello che non ti va di fare.

Quindi riduci il numero di decisioni da prendere creando delle abitudini in alcune aree della tua vita.

Per esempio, decidi in anticipo in quale giorno della settimana farai esercizio fisico.

Finisci la tua giornata prima che cominci

Pianifica la tua giornata in anticipo:

• la cosa o le cose importanti che devono essere fatte quel giorno;
• quello che farai in ogni caso perché lo hai deciso. Per esempio le “abitudini non negoziabili”, come 15 minuti di esercizio fisico;
• qualsiasi cosa debba essere fatta il giorno seguente.

La “non alternativa”

È una strategia per evitare la procrastinazione che Raymond Chandler usava per evitare di procrastinare il suo scrivere quotidiano.

Chandler metteva da parte 4 ore ogni mattina e si dava un ultimatum: “Scrivere o non fare niente”.

Le regole sono piuttosto semplici:

• non sei costretto a scrivere (nel caso di Chandler) o lavorare su qualsiasi cosa tu debba lavorare;
• ma non puoi fare nient’altro.

Chandler scrive «Lo scrittore non deve scrivere, e se non ne ha voglia, non dovrebbe provare. Può guardare fuori dalla finestra o stare in piedi con la testa o contorcersi per terra, ma non deve fare nessun’altra cosa positiva, non leggere, scrivere lettere, dare un’occhiata a una rivista o scrivere assegni… Scrivere o niente»

L’abitudine all’azione successiva: concentrati su qualcosa di fattibile

Sposta l’attenzione dal compito complessivo alla prima azione da compiere per poterlo realizzare.

L’azione sulla quale ti devi concentrare deve essere qualcosa di semplice e che percepisci come “fattibile”.

Per esempio:

• devi preparare una lunga e noisa presentazione. Invece di pensare di doverla fare tutta, pensa ad aprire il computer e preparare la prima slide.
• hai progettato di fare un’ora di Yoga e non ne ha nessuna voglia. Di a te stesso: «Metto il tappetino per terra e faccio giusto 5 minuti per sgranchirmi e distendermi»

È la filosofia dei “piccoli passi” ed è molto probabile che, una volta aperto il computer o “buttato giù” il tappetino, i 5 minuti si trasformino naturalmente in un tempo più adeguato.

Prepara l’ambiente

Se sei un alcolista, e vuoi smettere di bere, non tieni alcolici in casa.

Allo stesso modo, se hai l’abitudine a procrastinare, rimuovi dall’ambiente tutto ciò che innesca, o potrebbe innescare, l’abitudine a procrastinare.

Trova un posto tranquillo dove poterti concentrare ed elimina tutte le possibili fonti di distrazione, fisica o digitale.

Il sesto errore: farsi carico di troppe cose

Quando è troppo è troppo! Nell’arco delle ventiquattro ore ci può stare solo un numero finito di cose da fare.

Se ne aggiungi altre, hai un problema:

• sarai sempre in affanno;
• le tue prestazioni saranno scadenti;
• non avrai il tempo per fare le cose importanti.

Questo potrebbe dipendere da un doppio ordine di motivi:

• il primo motivo: non sai dire di no. Dovresti allora imparare a dire si alle persone e dire no ai compiti. Ne parleremo in articoli successivi;
• il secondo motivo: fai “micromanagement” e cioè ti occupi anche di cose che non sono, o non dovrebbero essere, di tua competenza. Mi è capitato di lavorare con Amministratori Delegati che cercavano di fare il lavoro della propria segretaria. Ma mi è anche capitato di lavorare con genitori che svolgevano i compiti dei propri figli.

Visto che, come si dice, “la consapevolezza è la madre dell’eccellenza”, chiediti come sei messo/a rispetto a questo “ladro del tempo”.

Il settimo errore: aver bisogno di essere occupato

Ho lavorato per diverso tempo con una persona la cui prima occupazione sembrava essere quella di riempire a tutti i costi l’agenda.

Quando riempi l’agenda “a tutti i costi”, di solito non la riempi sempre di cose importanti o anche solo davvero utili.

Sembrava quasi che questa persona pensasse che essere impegnati significa essere importanti, ma non è così.

Anzi, a volte è proprio il contrario!

Le conseguenze del voler “riempire l’agenda” a tutti i costi? Le solite:

• stress;
• prestazioni scadenti;
• rischi di perdere di vista ciò che è davvero importante.

Michael Bungay Stanier, nel suo libro “Do More Great Work”, da molte idee e suggerimenti per ridurre il “lavoro intenso”, in modo da essere più focalizzato e coinvolto nel lavoro che conta.

L’ottavo errore: multitasking

Multitasking significa cercare di eseguire due o più attività contemporaneamente, cosa che in genere porta a:

• passare ripetutamente da un’attività all’altra
• o a lasciare un’attività incompiuta per farne un’altra.

Un articolo pubblicato sul National Library of Medicine, PMC PubMed Central, afferma:

Detto tutto ciò, direi che il multitasking è un qualcosa da evitare!

Il nono errore: non fare pause

A volte siamo così presi da quello che stiamo facendo che “andiamo avanti” nonostante tutto.

Altre volte invece lo facciamo perché magari siamo in ritardo su di una scadenza.

Un articolo pubblicato dalla American Psychological Association, afferma che le pause sono fondamentali per:

• l’attenzione;
• la produttività;
• l’umore.

Raccomandano di prendere anche solo delle piccole pause, purché frequenti.

Inoltre, le pause sembrano essere più efficaci se prese al mattino e se durante la pausa si fa un’attività che piace.

Sempre secondo lo stesso articolo, altrettanto importante risulta “staccare” dal lavoro durante i weekend.

Il decimo errore: pianificare le attività in modo inefficace

Non sempre, durante la giornata, siamo al “nostro meglio”.

Nel corso delle 24 ore, ci sono dei fisiologici picchi e cali di energia.

 Un articolo pubblicato su Harvard Business Review, afferma quanto segue.

La raccomandazione degli autori è quella di pianificare le proprie attività tenendo conto di questi ritmi circadiani quando pianifichiamo la nostra giornata.

I compiti più importanti dovrebbero essere svolti quando si è al massimo o vicino al proprio picco di allerta.

Le attività meno importanti, come il controllo delle mail o la restituzione di alcune telefonate, dovrebbero essere programmate per gli orari in cui la vigilanza è più bassa, cosa che mediamente avviene molto presto al mattino, intorno alle 15 e a tarda notte.

Nonostante oggigiorno si parli tanto di gestione del tempo, pochi se ne occupano davvero.

Questo dipende, in gran parte, da due ordini di motivi;

• Il primo motivo è che spesso i sistemi di “time management” sono, o appaiono troppo macchinosi o complessi. Te ne presenterò qualcuno cercando di tenere le cose semplici e facili, perché così funzionano!

• Il secondo motivo è che la maggior parte delle persone pensano di non avere il tempo per gestire il tempo! Ti chiedo scusa in anticipo per il gioco di parole, ma il fatto è che ad alcune persone sembra di sprecare tempo quando dedicano del tempo a pianificare il proprio tempo, invece di usarlo per andare avanti con le loro attività e il loro lavoro. In realtà, se è vero che per organizzare il tempo ci vuole tempo, è anche vero che, una volta fatto, ti consente di risparmiare un sacco di tempo!

Abbiamo appena detto che si parla tanto di “gestione del tempo”, ma bisognerebbe essere più precici e  parlare invece di “gestione delle attività nel tempo”.

Come si usa dire: «Il tempo è democratico. Un giorno è fatto di 24 ore per tutti».

Nonostante ciò, ci sono persone molto impegnate che trovano il tempo per tutto: dal tenersi in forma al coltivare hobby e passioni.

All’opposto ci sono persone che hanno poco o quasi niente da fare e che, paradossalmente, non hanno mai tempo.

Qual è la differenza che fa la differenza?

Probabilmente i primi dedicano del tempo alla pianificazione e all’organizzazione delle proprie attività, mentre i secondi non lo fanno.

In un articolo precedente abbiamo parlato, in generale, dei numerosi benefici di una buona organizzazione. Ora vediamo più nel dettaglio i benefici di una buona pianificazione delle attività nel tempo.

I benefici di una buona gestione del tempo

Non sono tante le voci in elenco, ma se ci pensi, la loro portata è davvero rilevante e ha un impatto a 360 gradi sulla nostra vita.

Un studio fatto presso la Mohaghegh Ardabili University, in Iran, riporta dati che dimostrano una relazione significativa tra la capacità di gestire il tempo e il rendimento scolastico.

Allora forse vale davvero la pena di scegliere di dedicare parte del proprio tempo a “organizzarlo” per fare un po’ di chiarezza su come possiamo utilizzarlo al meglio.

Autovalutazione: gestisco bene il mio tempo?

Ti propongo, qui di seguito, una brevissima e semplicissima prima “autovalutazione”.

Tanto per cominciare a farti un prima idea dello “stato dell’arte”, dando una risposta alla domanda «Come gestisco il mio tempo?»

Autovalutazione: quali sono i miei ladri del tempo?

Si parla tanto di organizzazione, e più nello specifico di organizzazione del tempo e dello spazio in cui viviamo e lavoriamo.

Per essere ancora più precisi dovremmo parlare di organizzazione:

• delle attività nel tempo
• delle cose nello spazio

Nonostante se ne parli molto, pochi si organizzano davvero, dedicando all’organizzazione del tempo e dello spazio, il tempo e lo spazio necessari.

Probabilmente questo dipende dal fatto che, quando si parla di organizzazione, non ci si rende davvero conto di quanto sia importante, di quali siano i danni della disorganizzazione e di quali siano i vantaggi di una buona organizzazione.

Una buona organizzazione del tempo e dello spazio è uno degli elementi chiave del nostro benessre personale.

L’organizzazione è importante per numerosissimi motivi, tutti concatenati tra di loro in una reazione a catena, in un effetto domino.

Maggiore capacità di focalizzare l’attenzione

Nel mondo moderno siamo comodi, abbiamo tutto quello che ci serve e anche di più.

Quel “di più” forse ci garantisce anche dei vantaggi, ma come sempre, tutte le cose hanno un rovescio della medaglia.

Ovunque ti volti c’è qualcosa che cerca di attirare la tua attenzione. Pensa solo alla quantità di stimoli, informazioni, input, suggerimenti, pubblicità, consigli, richieste, messaggi, che arrivano, a loro volta, attraverso un’enorme quantità di canali, come email, social networks, internet, telefono, visite improvvise, e probabilmente molto altro ancora.

Se a tutto questo aggiungi la quantità di cose che ognuno di noi ha da fare, non c’è da stupirsi che molte persone si sentano frustrate e fatichino a rimanere concentrate su di uno specifico compito nel corso della giornata.

Ci sono tre cose che bisogna avere molto chiare per poter organizzare le attività nel tempo:

• la consapevolezza della tua situazione attuale e delle risorse a tua disposizione;
• la visione di che cosa sia davvero importante per te, la meta che vuoi raggiungere;
• quello che devi fare per raggiungerla.

A questo proposito, se non tu l’avessi ancora fatto, ti suggerisco di leggere l’articolo: “L’importanza della direzione”.

Quando sai esattamente dove sei e dove vuoi andare, è facile tracciare la rotta e definire un programma che, step by step, di conduca nella giusta direzione.

Ecco che allora le priorità si riallineano da sole: le attività più importanti sono quelle che più ti avvicinano alla meta.

Sarà più facile, direi quasi naturale, eliminare o gestire le distrazioni e focalizzarti su ciò che conta davvero.

Maggiore produttività

Una maggiore concentrazione comporta, a sua volta, una maggiore produttività.

È nell’esperienza di tutti noi: quando siamo focalizzati e non ci sono distrazioni, ecco che ci mettiamo la metà del tempo a fare il doppio del lavoro.

Quando invece siamo continuamente distratti da qualcosa che capita nell’ambiente, o da qualcosa che “capita” all’interno della nostra mente, quando siamo “invasi” dagli stimoli e dal pensiero delle altre cose da fare, la produttività naturalmente si riduce.

Dopo ogni interruzione dobbiamo “ricominciare da capo”. E “ricominciare da capo” comporta un’enorme dispersione di tempo.

E così, il tempo passa, ci troviamo a essere in ritardo sulla tabella di marcia, ed ecco che cominciamo a sentirci sopraffatti e reagiamo entrando in uno stato di stress.

Nell’articolo “I 10 errori più comuni nella gestione del tempo”, trovi i risultati della ricerca su questo argomento.

Più salute

Quello che succede allora è che, nella misura in cui la mancanza di organizzazione continua a tradursi in una mancanza di concentrazione e in scarsa produttività, ti trovi a essere perennemente “incasinato” e lo stress diventa cronico.

E lo stress cronico è davvero pericoloso, e produce effetti devastanti:

• sulla salute fisica;
• sulla salute mentale.

A proposito dei pericoli dello stress cronico, ti suggerisco le leggere l’articolo sul Blog di Accademia Italiana di PNL, intitolato, appunto, “I pericoli e le soluzioni dello stress cronico”

Più pace e leggerezza

Le attività

Pensa a quando hai mille cose da fare e queste sono tutte disorganizzate nella tua testa.

Allora, qualsiasi cosa tu stia facendo, hai sempre in mente una quantità di retro-pensieri che non ti lasciano tranquillo.

Ma quando sai esattamente cosa devi fare e tutto è perfettamente organizzato, allora non ci sono fantasmi e ti puoi rilassare.

Tutto scorre in modo più gradevole e naturale.

L’ambiente

Lo stesso vale per l’ambiente: immagina come ti puoi sentire in un ambiente incasinato, pieno di pile di roba inutile, dove non trovi le cose.

Immagina invece come ti puoi sentire in un ambiente dove tutto ha un posto e c’è un posto per tutto, in un ambiente fresco, pulito, esteticamente curato.

Eliminare le cose inutili, quelle che occupano spazio ma che non hanno valore, che non usi e che ti impediscono di trovare velocemente quelle che invece ti servono, crea più spazio mentale e fisico nella tua vita.

La confusione e il disordine ti fanno sentire disorientato e pesante, quando elimini confusione e disordine ti senti più leggero e viaggi più leggero.

Mantenere le attività, gli ambienti e le cose organizzate, in ordine e pulite porta più calma, più leggerezza e più pace.

Quando siamo sopraffatti dagli stimoli, andiamo in “overload” e non ci sentiamo bene. Anche la confusione e il disordine generano una sorta di “sovraccarico” che non è salutare.

A questo proposito ti suggerisco di leggere, qualora tu non l’avessi già fatto, l’articolo “Il potere del silenzio” su questo blog.

Meno dispersioni di tempo e denaro

Magari sei di fretta, cerchi le cose che ti servono e non le trovi. Di conseguenza t’innervosisci e, come ben sai, quando siamo nervosi siamo poco efficienti e poco efficaci.

Ci mettiamo di più a fare quello che dobbiamo o vogliamo fare, ci cadono le cose di mano, perché nella fretta, ne prendiamo troppe tutte insieme, non troviamo neppure ciò che abbiamo sotto gli occhi. E l’elenco potrebbe continuare!

Ti è mai capitato di acquistare oggetti che possiedi già, ma che hai dimenticato di possedere perché sepolti sotto mille altre cose?

Oppure, stufo di cercare inutilmente ciò di cui ha bisogno, magari con una certa urgenza, decidi che è più funzionale semplicemente ricomprarlo?

Più creatività

Nell’immaginario di molti, creatività e disordine vanno a braccetto.

Tempo fa una persona mi ha detto: «Se fossi ordinato non potrei essere creativo».

Niente di più sbagliato per diversi motivi:

• il primo motivo è molto pratico: immagina di essere un pittore, di avere un momento d’ispirazione creativa e di non trovare i colori che ti servono;
• il secondo motivo è che quando abbiamo la mente appesantita e confusa, occupata da mille pensieri inutili, non riusciamo ad accedere a quello “spazio vuoto” dove risiede il nuovo e la creatività.

Effetto domino

L’effetto domino è l’innesco a cascata di una serie di eventi da parte di un evento primario.

Si tratta di una reazione a catena che si verifica quando un evento o un cambiamento è in grado di produrne a propria volta un altro, dando origine a una sequenza lineare.

Il termine deriva dalla caduta delle tessere del domino messe in fila: spingendo la prima, questa urta la seconda che, a sua volta, urta la terza e così via.

In questo caso, significa che una maggiore focalizzazione genera, o comporta maggiore produttività e una maggiore produttività, a sua volta, comporta minore stress. Minore stress comporta più salute e così via, secondo la sequenza qui sotto riportata.