È importante o è urgente?

Una delle prime domande che ci dobbiamo fare, per poter gestire efficacemente il tempo, è la seguente: «È importante o è urgente?».

Siamo tutti talmente presi dalle mille cose da fare che, per non perdere tempo, non ci soffermiamo a pensare.

Così, spesso capita che ci ritroviamo a fare ciò che ci si presenta di fronte, e ciò che ci si presenta di fronte spessso è quello che è urgente, ma non importante.

Peccato, perché è una distinzione che fa la differenza in termini di:

• produttività;
• qualità della vita.

A questo proposito abbiamo già fatto un breve accenno nell’articolo “I dieci errori più comuni nella gestione del tempo”, uno dei quali è proprio il non distinguere tra attività urgenti e importanti, perché hanno priorità diverse.

Vediamo allora qual è la distinzione tra “importante” e “urgente”.

Attività importanti

Le attività importanti sono tutte quelle attività che ti avvicinao alla realizzazione:

• della tua vision o della tua mission personale o aziendale;
• dei tuoi valori, di ciò che è importante per te;
• degli obiettivi che ti sei posto per poter realizzare i tuoi valori.

Quello che accade è che, di solito, le attività importanti non sono urgenti.

Per quanto paradossale possa sembrare, dato che non sono urgenti,  non vengono percepite come importanti!

Facciamo un esempio pratico: prendersi cura della propria forma fisica, intesa sia in senso letterale che in senso figurato:

• la “forma” del corpo, le proporzioni, la dimensione 🙂
• il livello di benessere ed energia.

Stiamo parlando di qualcosa che sicuramente non è, ma dovrebbe essere, tra i primi valori ti tutti noi e di ognuno di noi, per svariati motivi:

• la nostra salute, longevità e benessre dipendono da questo;
• un buon livello energetico ci consente di essere più efficaci ed efficienti e realizzare al meglio tutti i nostri altri valori e i nostri obiettivi;
• qualunque cosa tu faccia nella vita, come si dice, il primo prodotto sei tu, ed è buona norma proporre un buon prodotto.

Eppure, nonostante ciò, guardati in giro.

Quanta persone sono davvero “in forma”? Molto poche!

Tutti lo sanno, ma pochi lo fanno!

E la scusa più comune qual’è?

«NON HO TEMPO»

Attività urgenti

Le attività urgenti sono tutte quelle attività che richiedono attenzione immediata.

Di solito si tratta di quei compiti che devono essere portati a termine entro una scadenza precisa. Per esempio, preparare la dichiarazione dei redditi, pagare le bollette, portare il gatto dal veterinario, consegnare un progetto a un cliente, dare l’acqua alle piante.

Tutte queste attività diventano urgenti per uno dei seguenti motivi:

• vengono trascurate e procrastinate;
• sono frutto di un imprevisto, del tipo; un cliente importante chiama e vuole qualcosa per l’indomani, o il gatto si ammala improvvisamente.

Inoltre, questa categoria di attività spesso è associata al raggiungimento degli obiettivi di qualcun altro.

“Cose” del tipo: favori che ci vengono richiesti e ai quali non ci sentiamo di dire di no, un figlio adulto che sembra non essere in grado di provvedere a qualcosa da solo, e così via.

Tutti noi tendiamo a reagire alle questioni urgenti e a focalizzarci su di esse, perché le conseguenze del non svolgere le relative attività sono immediate.

L’importanza e l’urgenza secondo Eisenhower

Il generale Dwight David Eisenhower, 34° Presidente degli Stati Uniti d’America, durante una conferenza con i suoi consiglieri di gabinetto, dichiarò quanto segue:

“Ho due tipi di problemi: l’urgente e l’importante. L’urgente non è importante e l’importante non è mai urgente”.

Da allora si dice che Eisenhower organizzasse il suo carico di lavoro e le sue priorità in base a questo principio, che si è poi sviluppato nella cosiddetta “Matrice di Eisenhower” o “Matrice decisionale di Eisenhower”.

La Matrice è anche chiamata “Matrice di Covey” dal nome di Stephen Covey, che ne ha approfondito il modello nel suo libro “I sette pilastri del successo“.

Secondo il “Principio di Eisenhower” avere una buona gestione delle attività nel tempo  significa essere efficace oltre che efficiente.

La Matrice di Eisenhower

Combinando i due concetti di “importanza” e di “urgenza”, si ottengono poi quattro categorie di attività:

• urgenti e importanti;
• non urgenti e importanti;
• urgenti e non importanti;
• non urgenti e non importanti.

Queste 4 categorie di attività vengono poi organizzate in una matrice a 4 quadranti.

La matrice

Urgente e importante

Abbiamo visto che, se le attività importanti diventano urgenti, di solito dipende dal fatto che le abbiamo trascurate o procrastinate, proprio perché per loro natura, sono “non urgenti”.

Ma questo non significa che non lo possano diventare.

Tornando all’esmpio precedente: hai trascurato la cura della tua persona perché non era urgente, finché magari non ti ammali.

L’importante è diventato allora anche urgente!

Naturalmente, il motivo per il quale un’attività importante diventa anche improvvisamente urgente, potrebbe essere un semplice imprevisto.

Ecco perché, nella pianificazione del tempo, dovremmo sempre destinare dello spazio alla gestione degli imprevisti.

Ciò significa che non dovremmo mai cedere alla tentazione di commettere il settimo errore, e cioè, l’aver bisogno di essere costantemente occupati e finire così di riempire totalmente l’agenda (spesso con attività non necessariamente utili).

Lo stile di vita

Le persone che trascorrono molto tempo nel primo quadrante vivono in modalità di sopravvivenza:

• generalmente, passano la maggior parte del loro tempo a correre dietro alle urgenze;
• trovano poi sollievo nelle attività del quarto quadrante: quelle non importanti e non urgenti.

Passano quindi la maggior parte del tempo sballottate e tartassate dai problemi, e il tempo restante lo passano a svolgere attività insignificanti e improduttive.

Non urgente e importante

Abbiamo già detto che le attività importanti sono quelle che ti dirigono verso la realizzazione di ciò che è, appunto, importante per te.

Di conseguenza, questo è il quadrante dove dovresti passare la maggior parte del tuo tempo.

Nel suo libro “I sette pilastri del successo” Stephen Covey scrive:

Lo stile di vita

Chi trascorre molto tempo in questo quadrante vive in modalità creativa.

Dedicandosi in modo prioritario alle attività importanti, che li dirigono verso la trasformazione dei propri obiettivi in risultati, fanno accadere le cose.

La loro vita si popola, giorno dopo giorno, di nuove conquiste, le cose avvengono, i sogni si realizzano.

Naturalmente, anche a queste persone capita di avere crisi e situazioni da risolvere, ma in numero relativamente esiguo, perché sono concentrate su attività ad alto potenziale e su fattori di incremento delle capacità e delle risorse personali.

Urgente e non importante

In questo quadrante vi sono tutte le attività che non sono importanti, nel senso che non sono direttamente funzionali al raggiungimento dei tuoi obiettivi,  ma che per qualche motivo sono comunque urgenti e richiedono attenzione immediata.

Sono attività che riguardano compiti che possono essere facilmente delegati ad altre persone, come per esempio, il pagamento di bollette in scadenza, la compilazione di moduli che vanno consegnati entro una certa data, e così via.

Non urgente e non importante

In questo quadrante vi sono attività che non sono importanti e non sono nemmeno urgenti.

Non stiamo quindi parlando delle attività, anche solo ricreative, che ti portano valore aggiunto, come guardare un film, leggere un libro, cucinare o fare una passeggiata.

Si tratta invece delle distrazioni un po’ fine a sé stesse, come le chiacchiere alla macchina del caffè, i giochi sui cellulari, le lunghe telefonate durante le quali non si dice niente e che si fanno solo per occupare il tempo, e così via.

Aattività che magari ti distraggono e possono servirti a defaticare per un momento, ma che non ti portano nessun valore aggiunto e che dovrebbero essere molto contenute nel tempo.

Come usare la matrice

Questa matrice è uno strumento molto semplice e di grande utilità pratica.

Tra l’altro, si tratta anche di uno strumento flessibile, perché puoi scegliere di usarlo in modi diversi.

Comunque tu scelga di usare la matrice di Eisenhower,  in ognuno dei 4 quadranti, dovrai registrare alcune categorie di attività.

# 1. Urgente e non importante

Azioni che devi fare al più presto e che devi svolgere in prima persona.

Per esempio:

• progetti in scadenza;
• telefonate a clienti particolari;
• problemi pressanti, urgenti da risolvere.

# 2. Non Urgente e importante

Azioni che ti dirigono verso la realizzazione di ciò che è importante per te, e che devi svolgere personalmente.

Per esempio:

• lo sviluppo di progetti a medio o a lungo termine;
• tutto ciò che ha a che fare con la tua crescita personale;
• la cura della tua persona;
• nuove strategie operative da attuare.

Per fare qualche esempio ancora più pratico:

• corsi di formazione e crescita personale;
• visite di check-up;
• praticare sport;
• lo sviluppo di nuove strategie di business.

# 3. urgente e non importante

Tutte quelle attività che richiedono immediata attenzione ma che, non essendo importanti, non è necessario che tu svolga personalmente.

Si tratta di tutte le attività che potresti delegare.

Tra l’altro, spesso queste attività sono richieste dall’esterno e interessano ad altre persone.

Ecco qualche esempio:

• incontri o riunioni superflue;
• alcune telefonate o mail non fondamentali;
• pagamenti bollette e simili;
• scadenze e adempimenti formali di vario tipo.

# 4. Non urgente e non importante

Tutte quelle attività che non di danno nessun vero valore aggiunto.

Attività banali che sarebbe meglio ridurre o evitare.

Per esempio:

• navigare sulla rete a vuoto e senza uno scopo;
• passare da un canale all’altro delle TV;
• giocare ore a solitario sul cellulare o a Fifa sulla Playstation…