I dieci errori più comuni nella gestione del tempo

Nell’articolo precedente abbiamo parlato dei vantaggi di una buona gestione del tempo, abbiamo fatto un’autovalutazione e ora parliamo dei dieci errori più comuni nella gestione del tempo.

Il primo errore: non lavorare per obiettivi

È intuitivo!

Quando non sai dove vuoi andare, è impossibile trovare la strada per arrivarci.

Allo stesso modo, quando non sai cosa vuoi ottenere, non sai cosa devi fare per ottenerlo.

Se non hai uno scopo, il tuo fare quotidiano diventa “fine a sé stesso”.

Direi anche controproducente, perché ti fa percepire il “vuoto” dentro e intorno a te,  la mancanza di scopo e di significato.

Il “fare pur di fare” non può essere né efficace né efficente, perché, per sua natura, non ti porta da nessuna parte.

Il primo passo, quindi, è qullo di lavorare sui valori personali, che rispondono alla domanda «Che cosa è davvero importante per me».

A titolo solo esemplificativo, i valori sono “cose” come: indipendenza, amore, successo, sicurezza, avventura, etc.

Sono le “condizioni” che si devono realizzare affinché tu possa dire di vivere la vita che desideri, affinché tu possa dire di avere quello che ti serve per stare bene.

Ti suggerisco di leggere, qualora tu non l’abbia ancora fatto, l’articolo sui valori e di fare “l’esercizio” per definirli con chiarezza e precisione.

Una volta fatto ciò, una volta chiarita la direzione, allora puoi tracciare la rotta.

Puoi cioè cominciare a porti gli obiettivi che ti consentano di realizzare quei valori.

Ecco che allora le priorità delle azioni da fare e dei compiti da svolgere saranno più chiare.

Le attività più importanti sono quelle che ti consentono di raggiungere i tuoi valori attraverso la realizzazione degli obiettivi che ti sei posto.

Il secondo errore: mancanza di una lista delle cose da fare

Il mondo moderno è in qualche modo, come posso dire… “controintuitivo”.

Da un lato, grazie a tutta la tecnologia a nostra disposizone, la vita dovrebbe essere più semplice di quanto non lo sia mai stata.

Ma non è oro tutto ciò che luccica!

Perché sappiamo bene che, da un altro punto di vista, tutta la tecnologia a nostra disposizione ci complica un po’ le cose.

Per fare un esempio pratico, immagina…

Ti arriva un messaggio su WhatsApp. Non rispondi nei tre minuti successivi, e te ne arriva un altro: «Cosa succede? Tutto bene? Perché non mi rispondi?».

In questo mondo così interconnesso, siamo esposti a una quantità enorme di stimoli, input, richieste, informazioni da gestire e cose da fare.

Pensa solo al “lavoro aggiuntivo” che richiede la presenza sui social, oggi pressoché inevitabile.

Hai mai la fastidiosa sensazione di aver dimenticato di fare qualcosa d’importante?

Ti è mai capitato di essere impegnato in un compito e di non riuscire a concentrarti completamente perché nella tua mente sono presenti dei “retro-pensieri”?

Questi retro-pensieri sono come delle ombre” che ti seguono nell’oscurità: la sensazione che ci sia qualcosa che ti sta sfuggendo. Queste ombre si traducono in un senso di disagio continuo e hanno un nome: “Effetto Zeigarnik”.

L’effetto Zeigarnik, che prende il nome dalla psicologa Lituana Bluma Zeigarnik, è una sorta di “bias cognitivo” ed è la tendenza a ricordare i compiti o le azioni incompiute o interrotte con maggior facilità di quelle completate; un compito non completato resta perciò nella mente come una sorta di tarlo.

Il prossimo passo da fare è quindi quello di liberare la testa mettendo su carta quello che devi fare.

La tua mente sarà così, limpida e pronta a rispondere a ciò che accade, come l’acqua di un ruscello di montagna, che scorre veloce adattandosi al percorso in modo naturale.

Altri punti di vista sulla “To-Do list”

Non tutti sono d’accordo sulle liste di cose da fare. Per esempio, Kevin Kruse, nel suo “15 secrets succesfull people know about time management”, scrive:

Il giusto “equilibrio”

Le considerazioni di Kevin Kruse sono interessanti e di buon senso, tuttavia dipende da cosa s’intende per “lista di cose da fare”.

Se per “lista di cose da fare” s’intende la lista di tutto ciò che c’è da fare, dal prendere il caffé al mattino, alla realizzazione del sogno più impossibile della vita, allora Kevin Kruse ha assolutamente ragione.

Ma se per litsta di cose da fare s’intende qualcosa di più semplice e pratico, allora cambia la musica.

Per prima cosa, tieni presente che i “progetti” vanno gestiti a monte.

Tutte le azioni e i compiti che riguardano la realizzazione di un progetto, dovrebbero quindi già essere stati pianificati e messi a calendario.

Quindi, la “lista di cose da fare” va tenuta il più “snella” possibile e consiste nella semplice annotazione:

• delle attività che ti vengono in mente nel corso della giornata e che rischi di dimenticare;
• tutto ciò che ti viene inaspettatamente richiesto dal mondo esterno, magari attraverso una mail inattesa, e che, di nuovo, rischieresti di dimenticare.

Lo scopo di detta lista è solo quello di fare una sorta di “brain dump”, e cioè “scaricare” il cervello.

Liberare la mente dai sospesi non significa che li devo completare subito. Significa solo che una volta che sono sulla carta, ti sentirai più tranquillo, con la mente più libera, senza la preoccupazione di dimenticarli.

Per esempio, l’altro giorno ero in una riunione e avevo dimenticato di disattivare le notifiche sul telefono. Mi arriva un WhatsApp dalla vicina del piano di sotto, che mi dice che c’è una perdita d’acqua che probabilmente viene dal mio bagno. Non potendo chiamare subito l’idraulico, ho immediatamente appuntato nel “Promemoria” del telefono: “Chiamare idraulico”, perché, conoscendomi, me ne sarei dimenticata. Non appena finita la riunione ho poi chiamato l’idraulico e cancellato il promemoria.

Quello che evenutalmente potresti fare subito è un piano d’azione per completarli nel futuro.

Il terzo errore: non assegnare priorità

Immagina di aver fatto tutto in modo semplice e corretto:

• i compiti per la gestione dei progetti importanti (dei quali parleremo) sono già a calendario;
• e hai la tua lista delle cose da fare.

In questo modo hai sotto gli occhi tutto ciò che devi fare, ma non tutto quello che hai da fare ha lo stesso valore, perché ci sono:

• :attività che ti avvicinano alla realizzazione dei tuoi valori e dei tuoi obiettivi;
• compiti che semplicemente “devono” essere svolti, ma che di per sé non rappresentano un passo verso la realizzazione di ciò che è importante per te;
• “cose” che hanno a che fare con la cura della tua persona, la coltivazione dei tuoi interessi o magari anche solo occupazioni magari fine a sé stesse, ma piacevoli, rilassanti, divertenti, rigeneranti.

A questo punto, non ti chiedo di assegnare a ogni azione una priorità, ma di fare velocemente alcune riflessioni:

• una prima distinzione fra le attività importanti, di cui ti devi occupare personalmente, e le attività urgenti, che magari potresti delegare;
• decidere quindi quali attività delegare, a chi delegarle e quando, o entro quando, farlo;
• mettere immediatamente a calendario tutto ciò di cui ti devi occupare personalmente.

Il quarto errore: la mancata gesione delle distrazioni

Stai lavorando e sei concentrato. Anzi, è proprio uno di quei momenti “magici”; uno di quei momenti in cui, come si dice, sei “nel flusso”.

Suona il telefono e improvvisamente il momento magico svanisce. La tua attenzione viene deviata e torni bruscamente alla realtà.

Finita la telefonata, ci metti più di qualche minuto per tornare a concentrarti, e proprio non appena torni ad essere “in the flow”, la segretaria ti annuncia una visita inaspettata.

Secondo uno studio dell’Università della California Irvine, ci vogliono circa 23 minuti e 15 secondi per focalizzarsi nuovamente dopo una distrazione.

Fai due conti: se ti distrai tre volte al giorno, perdi un’ora di lavoro. Un’ora!

Cosa puoi fare per evitare la trappola delle distrazioni? Dipende dal tipo di distrazione.

Ti riporto qualche esempio.

La telefonata tipo di un mio vecchio maestro, quando qualcuno lo chiamava in un momento in cui lui riteneva di non poter parlare:

«Buongiorno, ti disturbo?»

«Tu non disturbi mai ed è un piacere sentirti. Ti chiedo solo di richiamarmi alle ore “x”, così avrò il giusto tempo da dedicarti».

Un altro mio coach, invece, questa volta una donna, informava tutti che lei rispndeva alle chiamate o chiamava telefonicamente sono in una determinata ora del giorno. Per esempio tra le 9:00 e le 10:00 del mattino o tra le 18:00 e le 19:00 di sera.

Il quinto errore: procrastinare

Secondo il dizionario Treccani, procrastinare significa: “Differire, rinviare da un giorno a un altro, dall’oggi al domani, allo scopo di guadagnare tempo o addirittura con l’intenzione di non fare quello che si dovrebbe”.

Nel mondo accademico ci sono infinite discussioni sul significato preciso della parola “procrastinare” e sulla differenza tra il procrastinare e il cosiddetto “ritardo strategico”.

Il buon senso suggerisce che probabilmente il “ritardo strategico” è un qualcosa che può portare benefici, mentre il procrastinare può portare solo svantaggi.

Stiamo parlando quindi di tutte quelle situazioni in cui sai di dover fare qualcosa, sai di doverlo fare subito o al più presto possibile, ma, nonostante ciò rimandi.

Rimandi perché non ne hai voglia o perché quell’azione è scomoda, fuori dalla tua “zona di confort”.

Quando procrastini, ti senti colpevole, pensi con fastidio o preoccupazione allo svolgimento del compito e, infine, rischi di sentirti sopraffatto quando non riesci a completare il lavoro in tempo.

Inoltre, sembra che il procrastinare sia dannoso da diversi punti di vista.

A tal proposito, riporto, qui sotto un passo tratto da uno  studio pubblicato sulla rivista European Psychologist nel Marzo 2013.

Un articolo pubblicato sul sito della Boise State University, suggerisce 5 modi per eliminare la tendenza a procrastinare:

Riduci il numero di decisioni da prendere in un giorno

Se inizia la tua giornata chiedendoti «Cosa farò oggi?», è molto probabile che finirai per procrastinare quello che non ti va di fare.

Quindi riduci il numero di decisioni da prendere creando delle abitudini in alcune aree della tua vita.

Per esempio, decidi in anticipo in quale giorno della settimana farai esercizio fisico.

Finisci la tua giornata prima che cominci

Pianifica la tua giornata in anticipo:

• la cosa o le cose importanti che devono essere fatte quel giorno;
• quello che farai in ogni caso perché lo hai deciso. Per esempio le “abitudini non negoziabili”, come 15 minuti di esercizio fisico;
• qualsiasi cosa debba essere fatta il giorno seguente.

La “non alternativa”

È una strategia per evitare la procrastinazione che Raymond Chandler usava per evitare di procrastinare il suo scrivere quotidiano.

Chandler metteva da parte 4 ore ogni mattina e si dava un ultimatum: “Scrivere o non fare niente”.

Le regole sono piuttosto semplici:

• non sei costretto a scrivere (nel caso di Chandler) o lavorare su qualsiasi cosa tu debba lavorare;
• ma non puoi fare nient’altro.

Chandler scrive «Lo scrittore non deve scrivere, e se non ne ha voglia, non dovrebbe provare. Può guardare fuori dalla finestra o stare in piedi con la testa o contorcersi per terra, ma non deve fare nessun’altra cosa positiva, non leggere, scrivere lettere, dare un’occhiata a una rivista o scrivere assegni… Scrivere o niente»

L’abitudine all’azione successiva: concentrati su qualcosa di fattibile

Sposta l’attenzione dal compito complessivo alla prima azione da compiere per poterlo realizzare.

L’azione sulla quale ti devi concentrare deve essere qualcosa di semplice e che percepisci come “fattibile”.

Per esempio:

• devi preparare una lunga e noisa presentazione. Invece di pensare di doverla fare tutta, pensa ad aprire il computer e preparare la prima slide.
• hai progettato di fare un’ora di Yoga e non ne ha nessuna voglia. Di a te stesso: «Metto il tappetino per terra e faccio giusto 5 minuti per sgranchirmi e distendermi»

È la filosofia dei “piccoli passi” ed è molto probabile che, una volta aperto il computer o “buttato giù” il tappetino, i 5 minuti si trasformino naturalmente in un tempo più adeguato.

Prepara l’ambiente

Se sei un alcolista, e vuoi smettere di bere, non tieni alcolici in casa.

Allo stesso modo, se hai l’abitudine a procrastinare, rimuovi dall’ambiente tutto ciò che innesca, o potrebbe innescare, l’abitudine a procrastinare.

Trova un posto tranquillo dove poterti concentrare ed elimina tutte le possibili fonti di distrazione, fisica o digitale.

Il sesto errore: farsi carico di troppe cose

Quando è troppo è troppo! Nell’arco delle ventiquattro ore ci può stare solo un numero finito di cose da fare.

Se ne aggiungi altre, hai un problema:

• sarai sempre in affanno;
• le tue prestazioni saranno scadenti;
• non avrai il tempo per fare le cose importanti.

Questo potrebbe dipendere da un doppio ordine di motivi:

• il primo motivo: non sai dire di no. Dovresti allora imparare a dire si alle persone e dire no ai compiti. Ne parleremo in articoli successivi;
• il secondo motivo: fai “micromanagement” e cioè ti occupi anche di cose che non sono, o non dovrebbero essere, di tua competenza. Mi è capitato di lavorare con Amministratori Delegati che cercavano di fare il lavoro della propria segretaria. Ma mi è anche capitato di lavorare con genitori che svolgevano i compiti dei propri figli.

Visto che, come si dice, “la consapevolezza è la madre dell’eccellenza”, chiediti come sei messo/a rispetto a questo “ladro del tempo”.

Il settimo errore: aver bisogno di essere occupato

Ho lavorato per diverso tempo con una persona la cui prima occupazione sembrava essere quella di riempire a tutti i costi l’agenda.

Quando riempi l’agenda “a tutti i costi”, di solito non la riempi sempre di cose importanti o anche solo davvero utili.

Sembrava quasi che questa persona pensasse che essere impegnati significa essere importanti, ma non è così.

Anzi, a volte è proprio il contrario!

Le conseguenze del voler “riempire l’agenda” a tutti i costi? Le solite:

• stress;
• prestazioni scadenti;
• rischi di perdere di vista ciò che è davvero importante.

Michael Bungay Stanier, nel suo libro “Do More Great Work”, da molte idee e suggerimenti per ridurre il “lavoro intenso”, in modo da essere più focalizzato e coinvolto nel lavoro che conta.

L’ottavo errore: multitasking

Multitasking significa cercare di eseguire due o più attività contemporaneamente, cosa che in genere porta a:

• passare ripetutamente da un’attività all’altra
• o a lasciare un’attività incompiuta per farne un’altra.

Un articolo pubblicato sul National Library of Medicine, PMC PubMed Central, afferma:

Detto tutto ciò, direi che il multitasking è un qualcosa da evitare!

Il nono errore: non fare pause

A volte siamo così presi da quello che stiamo facendo che “andiamo avanti” nonostante tutto.

Altre volte invece lo facciamo perché magari siamo in ritardo su di una scadenza.

Un articolo pubblicato dalla American Psychological Association, afferma che le pause sono fondamentali per:

• l’attenzione;
• la produttività;
• l’umore.

Raccomandano di prendere anche solo delle piccole pause, purché frequenti.

Inoltre, le pause sembrano essere più efficaci se prese al mattino e se durante la pausa si fa un’attività che piace.

Sempre secondo lo stesso articolo, altrettanto importante risulta “staccare” dal lavoro durante i weekend.

Il decimo errore: pianificare le attività in modo inefficace

Non sempre, durante la giornata, siamo al “nostro meglio”.

Nel corso delle 24 ore, ci sono dei fisiologici picchi e cali di energia.

 Un articolo pubblicato su Harvard Business Review, afferma quanto segue.

La raccomandazione degli autori è quella di pianificare le proprie attività tenendo conto di questi ritmi circadiani quando pianifichiamo la nostra giornata.

I compiti più importanti dovrebbero essere svolti quando si è al massimo o vicino al proprio picco di allerta.

Le attività meno importanti, come il controllo delle mail o la restituzione di alcune telefonate, dovrebbero essere programmate per gli orari in cui la vigilanza è più bassa, cosa che mediamente avviene molto presto al mattino, intorno alle 15 e a tarda notte.