Organizzazione del tempo e dello spazio

Si parla tanto di organizzazione, e più nello specifico di organizzazione del tempo e dello spazio in cui viviamo e lavoriamo.

Per essere ancora più precisi dovremmo parlare di organizzazione:

• delle attività nel tempo
• delle cose nello spazio

Nonostante se ne parli molto, pochi si organizzano davvero, dedicando all’organizzazione del tempo e dello spazio, il tempo e lo spazio necessari.

Probabilmente questo dipende dal fatto che, quando si parla di organizzazione, non ci si rende davvero conto di quanto sia importante, di quali siano i danni della disorganizzazione e di quali siano i vantaggi di una buona organizzazione.

Una buona organizzazione del tempo e dello spazio è uno degli elementi chiave del nostro benessre personale.

L’organizzazione è importante per numerosissimi motivi, tutti concatenati tra di loro in una reazione a catena, in un effetto domino.

Maggiore capacità di focalizzare l’attenzione

Nel mondo moderno siamo comodi, abbiamo tutto quello che ci serve e anche di più.

Quel “di più” forse ci garantisce anche dei vantaggi, ma come sempre, tutte le cose hanno un rovescio della medaglia.

Ovunque ti volti c’è qualcosa che cerca di attirare la tua attenzione. Pensa solo alla quantità di stimoli, informazioni, input, suggerimenti, pubblicità, consigli, richieste, messaggi, che arrivano, a loro volta, attraverso un’enorme quantità di canali, come email, social networks, internet, telefono, visite improvvise, e probabilmente molto altro ancora.

Se a tutto questo aggiungi la quantità di cose che ognuno di noi ha da fare, non c’è da stupirsi che molte persone si sentano frustrate e fatichino a rimanere concentrate su di uno specifico compito nel corso della giornata.

Ci sono tre cose che bisogna avere molto chiare per poter organizzare le attività nel tempo:

• la consapevolezza della tua situazione attuale e delle risorse a tua disposizione;
• la visione di che cosa sia davvero importante per te, la meta che vuoi raggiungere;
• quello che devi fare per raggiungerla.

A questo proposito, se non tu l’avessi ancora fatto, ti suggerisco di leggere l’articolo: “L’importanza della direzione”.

Quando sai esattamente dove sei e dove vuoi andare, è facile tracciare la rotta e definire un programma che, step by step, di conduca nella giusta direzione.

Ecco che allora le priorità si riallineano da sole: le attività più importanti sono quelle che più ti avvicinano alla meta.

Sarà più facile, direi quasi naturale, eliminare o gestire le distrazioni e focalizzarti su ciò che conta davvero.

Maggiore produttività

Una maggiore concentrazione comporta, a sua volta, una maggiore produttività.

È nell’esperienza di tutti noi: quando siamo focalizzati e non ci sono distrazioni, ecco che ci mettiamo la metà del tempo a fare il doppio del lavoro.

Quando invece siamo continuamente distratti da qualcosa che capita nell’ambiente, o da qualcosa che “capita” all’interno della nostra mente, quando siamo “invasi” dagli stimoli e dal pensiero delle altre cose da fare, la produttività naturalmente si riduce.

Dopo ogni interruzione dobbiamo “ricominciare da capo”. E “ricominciare da capo” comporta un’enorme dispersione di tempo.

E così, il tempo passa, ci troviamo a essere in ritardo sulla tabella di marcia, ed ecco che cominciamo a sentirci sopraffatti e reagiamo entrando in uno stato di stress.

Nell’articolo “I 10 errori più comuni nella gestione del tempo”, trovi i risultati della ricerca su questo argomento.

Più salute

Quello che succede allora è che, nella misura in cui la mancanza di organizzazione continua a tradursi in una mancanza di concentrazione e in scarsa produttività, ti trovi a essere perennemente “incasinato” e lo stress diventa cronico.

E lo stress cronico è davvero pericoloso, e produce effetti devastanti:

• sulla salute fisica;
• sulla salute mentale.

A proposito dei pericoli dello stress cronico, ti suggerisco le leggere l’articolo sul Blog di Accademia Italiana di PNL, intitolato, appunto, “I pericoli e le soluzioni dello stress cronico”

Più pace e leggerezza

Le attività

Pensa a quando hai mille cose da fare e queste sono tutte disorganizzate nella tua testa.

Allora, qualsiasi cosa tu stia facendo, hai sempre in mente una quantità di retro-pensieri che non ti lasciano tranquillo.

Ma quando sai esattamente cosa devi fare e tutto è perfettamente organizzato, allora non ci sono fantasmi e ti puoi rilassare.

Tutto scorre in modo più gradevole e naturale.

L’ambiente

Lo stesso vale per l’ambiente: immagina come ti puoi sentire in un ambiente incasinato, pieno di pile di roba inutile, dove non trovi le cose.

Immagina invece come ti puoi sentire in un ambiente dove tutto ha un posto e c’è un posto per tutto, in un ambiente fresco, pulito, esteticamente curato.

Eliminare le cose inutili, quelle che occupano spazio ma che non hanno valore, che non usi e che ti impediscono di trovare velocemente quelle che invece ti servono, crea più spazio mentale e fisico nella tua vita.

La confusione e il disordine ti fanno sentire disorientato e pesante, quando elimini confusione e disordine ti senti più leggero e viaggi più leggero.

Mantenere le attività, gli ambienti e le cose organizzate, in ordine e pulite porta più calma, più leggerezza e più pace.

Quando siamo sopraffatti dagli stimoli, andiamo in “overload” e non ci sentiamo bene. Anche la confusione e il disordine generano una sorta di “sovraccarico” che non è salutare.

A questo proposito ti suggerisco di leggere, qualora tu non l’avessi già fatto, l’articolo “Il potere del silenzio” su questo blog.

Meno dispersioni di tempo e denaro

Magari sei di fretta, cerchi le cose che ti servono e non le trovi. Di conseguenza t’innervosisci e, come ben sai, quando siamo nervosi siamo poco efficienti e poco efficaci.

Ci mettiamo di più a fare quello che dobbiamo o vogliamo fare, ci cadono le cose di mano, perché nella fretta, ne prendiamo troppe tutte insieme, non troviamo neppure ciò che abbiamo sotto gli occhi. E l’elenco potrebbe continuare!

Ti è mai capitato di acquistare oggetti che possiedi già, ma che hai dimenticato di possedere perché sepolti sotto mille altre cose?

Oppure, stufo di cercare inutilmente ciò di cui ha bisogno, magari con una certa urgenza, decidi che è più funzionale semplicemente ricomprarlo?

Più creatività

Nell’immaginario di molti, creatività e disordine vanno a braccetto.

Tempo fa una persona mi ha detto: «Se fossi ordinato non potrei essere creativo».

Niente di più sbagliato per diversi motivi:

• il primo motivo è molto pratico: immagina di essere un pittore, di avere un momento d’ispirazione creativa e di non trovare i colori che ti servono;
• il secondo motivo è che quando abbiamo la mente appesantita e confusa, occupata da mille pensieri inutili, non riusciamo ad accedere a quello “spazio vuoto” dove risiede il nuovo e la creatività.

Effetto domino

L’effetto domino è l’innesco a cascata di una serie di eventi da parte di un evento primario.

Si tratta di una reazione a catena che si verifica quando un evento o un cambiamento è in grado di produrne a propria volta un altro, dando origine a una sequenza lineare.

Il termine deriva dalla caduta delle tessere del domino messe in fila: spingendo la prima, questa urta la seconda che, a sua volta, urta la terza e così via.

In questo caso, significa che una maggiore focalizzazione genera, o comporta maggiore produttività e una maggiore produttività, a sua volta, comporta minore stress. Minore stress comporta più salute e così via, secondo la sequenza qui sotto riportata.