Un sistema organizzativo semplice ed efficace

Oggi ti voglio parlare di un sistema organizzativo semplice ed efficace per gestire le informazioni, le richieste, le attività e gli impegni nel tempo.

Te ne voglio parlare perché è un argomento importante; chi potrebbe non aver bisogno di un sistema organizzativo semplice ed efficace?

Oggi più che mai, perché la vita moderna, come quasi ogni condizione umana, presenta tanti vantaggi, ma anche qualche criticità.

In effetti, se ci pensi per un istante, ogni situazione ha i suoi “pro” e i suoi “contro”.

Pensa anche solo a una bella storia d’amore. Per quanto da una parte comporti emozioni e sentimenti positivi, dall’altra condiziona e limita la gestione del proprio tempo.

Inoltre, i limiti e le opportunità di una qualsiasi situazione cambiano, o potrebbero cambiare, in funzione del contesto.

Per esempio, la pioggia è una benedizione per il contadino che vuole veder crescere il propio raccolto, ma è una disgrazia per chi avesse previsto un banchetto di nozze all’aperto.

Esattamente allo stesso modo, anche il mondo moderno, la società attuale,  ha le sue zone d’ombra e le sue zone di luce,  i suoi “pro” e i suoi “contro”.

Oggi come oggi, tutti noi (o quasi) abbiamo a disposizione strumenti potenti che dovrebbero semplificarci la vita.

Per esempio, quando io ero piccola, se avessi voluto comunicare con qualcuno, avrei dovuto cercare il numero di telefono nell’agenda, o sulle pagine gialle o bianche, che fossero.

Se poi fossi stata fuori casa, avrei dovuto cercare un telefono a gettoni e relativo gettone, ma magari non avrei avuto la possibilità di avere a disposizione il numero di telefono della persona in questione.

L’alternativa era quella di scrivere una lettera (oggetto ormai praticamente scomparso), o magari un telegramma (altro oggetto scomparso).

Insomma, tutto piuttosto laborioso e non particolarmente veloce.

Allo stesso modo, se a quell’epoca tu avessi voluto prenotare un viaggio o anche solo una visita al Louvre, avresti dovuto recarti fisicamente in un’agenzia di viaggi (altro oggetto praticamente scomparso).

Nel mondo attuale, come è ben noto, è tutto molto più semplice, rapido e immediato.

Quasi ognuno di noi ha costantemente in tasca un piccolo computer portatile, il telefono cellulare.

Il cellulare contiene innumerevoli informazioni, tra cui i numeri di telefono, e inoltre offre numerosi e diversi canali di comunicazione costantemente attivi.

Tutti sappiamo anche che basta un clic per comprare qualsiasi cosa, da un biglietto aereo a quello di qualsiasi museo al mondo, da un pacco di pasta a un elaborato PC.

Nonostante tutto ciò, sappiamo che non c’è rosa senza spine (accidenti!!!).

Perciò, quali sono i contro? Forse il più importante è la valanga d’informazioni e richieste d’informazioni alla quale siamo costantemente esposti: e-mail, WhatsApp, messaggi, telefonate, e chi più ne ha, più ne metta.

Insomma, una vera e propria valanga di sollecitazioni alle quali ormai ci si aspetta risposta immediata.

Tornando ai tempi degli esempi precedenti, se qualcuno ti chiamava al telefono e non rispondevi, era normale. Probabilmente significava che non eri in casa.

Oggi, se ti chiamano al cellulare o se ricevi un WhatsApp e non rispondi nel giro di pochi minuti, ecco che si scatena l’inferno: «Dov’eri? Certo che potresti anche degnarti di rispondere!»

Di conseguenza, nella nostra vita già indaffarata e piena di impegni, ci troviamo a dover gestire una quantità enorme di stimoli provenienti da tutte le parti.

Molti di noi finiscono così per sentirsi sopraffatti, stanchi e ansiosi.

Come possiamo gestire simultaneamente ed efficacemente tutte le cose da fare e questa “montagna” di impulsi?

Tra le diverse possibili soluzioni, una delle più note e interessanti è quella proposta da David Allen nel suo ormai famoso libro “Getting things done” (in Italiano: “Detto, fatto!”)

I principi su cui si basa il sistema organizzativo

Per poter conseguire il suddetto attraente risultato, Allen propone quindi il suo metodo, fondato su due principi semplici e fondamentali:

1. identifica e annota ogni questione che richieda la tua attenzione;
2. decidi immediatamente come gestirla al meglio.

Qui di seguito riporto una citazione di David Allen che ti aiuterà a chiarire la filosofia alla base dei due principi fondamentali sui quali si basa il suo metodo:

Puoi sentirti bene per quello che non stai facendo, solo quando sai che cosa non stai facendo.

In un’articolo precedente abbiamo già parlato di quanto sia importante creare intorno a sé un ambiente ordinato e organizzato, sia per il nostro benessere personale che per la nostra creatività ed efficacia.

Gli strumenti: di cosa hai bisogno

Per poter gestire impegni, attività e informazioni o richieste in ingresso, secondo il sistema organizzativo di Allen, hai bisogno di poche semplici cose:

1. un raccoglitore
2. un cestino (o tasto canc)
3. un’agenda
4. una lista delle prossime attività 
5. una lista “in attesa”
6. uno scadenzario
7. un archivio
8. una lista progetti
9. un archivio della documentazione relativa a ciascun progetto
10. una lista “prima o poi, forse”

Andiamo ora a vederli uno per uno per capire esattamente di cosa si tratta e come poterli utilizzare al meglio.

Gli strumenti di raccolta sono dei “contenitori” dove scaricare tutti i dati: impegni, attività da svolgere, informazioni, richieste da parte di altre persone.

Esistono di diversi tipi di contenitori:

• fisici, come le vaschette portadocumenti;
• cartacei, per esempio i block-notes, i faldoni o le cartelle;
• digitali, un esempio su tutti; applicazioni tipo “Evernote”;
• audio, come il “registratore” pre-installato sugli IPhone;
• e-mail, tipo le cartelle “portadocumenti” che puoi creare.

L’importante è che sia uno solo. Se proprio uno solo non fosse sufficiente, è bene usarne il meno possibile.

Volendo essere precisi, molto probabilmente te ne servirà almeno uno fisico e uno digitale, in quanto la maggior parte delle informazioni e delle richieste, oggi come oggi, arrivano per quella via.

Sul cestino c’è poco da dire.

Si tratta, appunto, di un semplice cestino dove eliminare tutto ciò che non serve e, più nello specifico:

• tutto ciò che non richiede alcuna attività futura;
• le informazioni che non hanno valore di consultazione.

Il cestino può essere:

• fisico
• il tasto “canc” del computer.

Ti serviranno entrambi. Ma perché tanta enfasi sul cestino?

Perché se è vero che Il cestino è un oggetto semplice, non per tutti è facile da usare.

Molti di noi tendono ad accumulare “cose” inutili, complicandosi così la vita.

Come tutti sanno, l’agenda è un taccuino con pagine datate, in cui inserire gli appuntamenti e gli impegni della giornata.

Un “remainder” di ciò che bisogna fare o ricordare in quel particolare giorno.

Perciò, le informazioni che vanno inserite in agenda sono:

• gli appuntamenti (la riunione prevista per mercoledì 10 aprile);
• le attività da compiere in un giorno/ora specifici (ho detto a qualcuno che lo chiamerò venerdì 30 novembre alle 14;00);
• le informazioni che hai bisogno di avere a disposizione in un giorno specifico (sapere che una certa persona sarà o non sarà in ufficio in quel giorno, un indirizzo).

La cosa importante da tenere a mente è che l’agenda è “terreno sacro”:

• se scrivi qualcosa in agenda è perché va fatto in quella specifica data;
• se sposti qualcosa in agenda devi ricollocarlo immediatamente in una data alternativa. Questo naturalmente dipenda da “cosa” sposti e “perché”: l’appuntamento con il fidanzato con il quale hai appena rotto, ovviamente non andrà “ricollocato”. Però, se avevi previsto di lavorare a un progetto per tre ore in una determinata giornata ed è poi sopravvenuto un impegno che te lo impedisce, ecco che allora quelle tre ore devi ricollocarle subito in un altro slot temporale.

La “lista delle prossime attività”, insieme all’agenda è il nucleo centrale della gestione delle attività quotidiane.

Serve per annotare le attività che possiedono le seguenti caratteristiche:

• non delegabili (le attività delegabili hanno una propria lista separata)
• richiedono più di due minuti per essere svolte (perché queste vanno svolte immediatamente)

Per essere ancora più specifici:

• in agenda annoterai le attività da compiere a un’ora o a una data specifica;
• nella lista “prossime attività” annoterai invece le attività da compiere il prima possibile.

Riassumendo: la lista “prossime attività” è la lista delle attività non delegabili, che richiede più di due minuti per essere svolta e che è da compiersi il prima possibile.

Potrebbe essere utile suddividere questa lista in sottocategorie. Per esempio, “telefonate” e “commissioni”.

Oppure, le sottocategorie potrebbero essere suddivise in funzione del contesto nel quale dovrai svolgere le attività. Per esempio. “casa”, “ufficio”, “commissioni” (e cioè “quando sono “fuori”.

La differenza tra “la lista quotidiana delle cose da fare” e la “lista prossime attività”

Questa lista assomiglia molto alle ben note “To Do List” o “Liste delle cose da fare, ma Allen scrive: «Mai più liste quotidiane delle incombenze»

Ma allora, qual è la differenza tra la lista delle cose da fare e la lista “prossime attività”?

La lista delle cose da fare, di solito è la lista delle cose da fare nel corso della singola giornata e Allen evidenzia due differente sostanziali tra queste e la “lista prossime attività:

1.  un piano di lavoro è utile, ma deve essere rinegoziabile. Nuovi input possono sempre ridefinire la giornata lavorativa ed è quindi impossibile fissare preventivamente tutte le cose da fare in una singola giornata. Tenere una lista delle cose da fare annotata sull’agenda ogni singolo giorno, lista che va poi trascritta sul giorno successivo se le attività non vengono completate, è frustrante, demoralizzante ed è una perdita di tempo. La lista prossime attività contiene tutti i promemoria che ti servono e non è necessario riscriverla ogni giorno;
2. se un’attività segnata sulla lista quotidiana non va fatta proprio quel giorno, sottrae rilievo alle cose che invece devono essere fatte.

La lista “in attesa” è la lista dove andrai a prendere nota di tutte le attività da delegare e di tutte le attività che hai delegato ad altri.

Lo scopo di questa lista è duplice:

• da una parte ti serve per suddividere le attività in categorie nel momento in cui organizzi i dati raccolti;
• dall’altra parta ti serve per tenere traccia di tutto ciò che hai chiesto ad altri di fare. Come si dice: «Tutto è delegabile, fuorché il controllo. Spesso, in attesa del feedback da parte della persona alla quale abbiamo delegato l’attività, finiamo per dimenticarci addirittura di averla delegata!

Lo scadenzario è uno strumento che ti permette di spedire una nota a te stesso, così che venga recapitata in un giorno futuro.

Si tratta in buona sostanza di un semplice “promemoria”.

L’agenda può assolvere a questa funzione.

Per esempio, il 15 di maggio potresti voler ricordare a te stesso che il mese dopo c’è una scadenza fiscale, oppure il 10 novembre potresti voler ricordare a te stesso che entro fine mese devi prenotare l’albergo per le vacanze invernali.

L’archivio è il luogo dove conservare le “informazioni”.

Molte delle “cose” che ti arrivano non richiedono nessun tipo di azione da parte tua, ma magari hanno valore intrinseco come informazioni.

Vale quindi la pensa conservarle in modo da poterle recuperare velocemente quando ti serviranno. L’archivio può essere su due tipi di supporti:

• cartacei, come una semplice cartellina o un faldone;
• digitali, che vanno dai grandi database in rete alla cartella che crei sul tuo computer.

Esistono due tipi di archivio:

• riservato a un argomento specifico, come un raccoglitore dedicato ai contratti o alle garanzie degli elettrodomestici;
• dedicato alle informazioni generali, dove raccogliere le informazioni che non appartengono a nessuna categoria prestabilita.

Predisporre un buon sistema di archiviazione potrebbe richiedere un po’ di tempo, ma ne vale la pena. A questo proposito, Allen stesso scrive:

La mancanza di un buon archivio generale può rappresentare un serio impedimento alla messa in opera di un sistema di gestione efficiente.

 

Se archiviare non è facile, né veloce né divertente, tenderete ad ammucchiare le cose anziché riordinarle; se il materiale di consultazione non è chiaramente distinto dal resto, il confine tra gli elementi che sono suscettibili di intervento e quelli che non lo sono sfumerà, visivamente e psicologicamente, e perderete interesse nei confronti dell’intero sistema.

 

Istituire una procedura efficace per gestire questo tipo di materiale è fondamentale per assicurarvi produttività senza stress.

Infine, la cosa importante da ricordare a proposito dell’archivio è che il materiale archiviato deve essere facilmente consultabile quando serve.

Partiamo dalla definizione che Allen da di progetto:

Qualunque obiettivo che richieda più di un’attività per essere raggiunto.

Allen propone quindi una definizione di “progetto” un po’ diversa da quella della maggior parte delle persone, e lui stesso ne spiega la ragione:

Se non basta una singola attività (passo) per completare qualcosa, allora serve un promemoria che ci ricordi che dobbiamo ancora lavorarci su.

La lista progetti quindi non è altro che la lista dei progetti in corso e/o dei progetti in fase di avviamento.

Non è necessario elencare i progetti secondo un ordine particolare, come per esempio in ordine di grandezza o d’importanza. L’unica cosa importante è che si trovino tutti in un’unica lista.

La “lista progetti” di cui sopra è solo un elenco generale, mentre l’archivio della documentazione relativa ai progetti raccoglie tutte le informazioni e i documenti relativi a ogni singolo progetto.

Come suggerisce il nome stesso, non è molto diverso dall’archivio di tutte le altre informazioni.

Anzi, direi proprio che si tratta della stessa cosa, tranne che per il fatto che, trattandosi di progetti in corso, potresti aver bisogno di accedere alle relative informazioni con una certa frequenza.

Perciò potrebbe essere più conveniente tenere questa documentazione fuori dall’archivio generale e a “portata di mano”, così da agevolarne la consultazione.

Questa lista è un elenco delle cose che forse vorrai fare un giorno o l’altro, prima o poi, il “parcheggio” per i progetti che non puoi attivare subito ma che vuoi ricordare.

È una lista importante perché è fonte d’ispirazione, t’invita ad “aprire la finestra” e guardare ad altri panorami, oltre l’orizzonte del quotidiano.

A sua volta può essere suddivisa in sottocategorie, come: viaggi, libri da leggere, progetti professionali, etc.

Il metodo: un processo a 5 fasi

Il metodo di Allen consiste in un processo a cinque fasi o stadi successivi:

1. Raccogliere
2. Esaminare
3. Organizzare
4. Verificare
5. Fare

Andiamo ora a esplorarli uno dopo l’altro.

La prima fase di questo processo consiste semplicemente nel raccogliere tutte le cose da fare in un contenitore esterno alla propria mente.

Per “cose da fare”, s’intendono tutte quelle azioni che potresti associare a verbi come “devo, dovrei, voglio, vorrei, farò, etc”.

Stiamo parlando di tutte quelle attività o quelle azioni che hanno a che fare con i nostri “sospesi”, con i progetti in corso, con le idee che ci vengono improvvisamente, con le richieste che arrivano da altre persone attraverso qualsiasi canale; mail, messaggi, WhatsApp, telefono, etc.

Questa attività è quella che il mio amico e mentore Brian Colbert chiama “Brain Dump”.

“Brain Dump” significa qualcosa come “Scaricare il cervello”; liberare il cervello da tutti quei pensieri che potrebbero interferire con la nostra attenzione su ciò che stiamo facendo nel “qui ed ora”.

Raccogliendo tutte le idee, tutti i sospesi, in un raccoglitore esterno, liberi la tua mente dal “rumore di fondo”, dalle “ombre”, che potrebbero interferire con la tua “presenza” e la tua attenzione.

Qualche regola per una buona raccolta:

• tutte le questioni lasciate in sospeso devono entrare nel sistema di raccolta e uscire dalla tua testa;
• usa un solo contenitore di raccolta, o quantomeno, il minor numero possibile di contenitori;
• svuota regolarmente i contenitori.

Quando svuoti il contenitore di raccolta, esamini un elemento alla volta.

A tal proposito, Allen dichiara:

Questa è probabilmente la tecnica più utile che io abbia insegnato ai miei clienti […]

 

Questo è il nocciolo del sistema di gestione personale.

 

Quando esamini gli elementi raccolti, per ognuno di essi devi porti due domande semplici ma fondamentali:

• Che cos’è?
• È fattibile ora?

La prima domanda, «Che cos’è?», sembra una domanda ovvia, ma… spesso accade che, non comprendendo subito di cosa si tratti, si finisca per lasciare la “cosa” nel “cassetto” per poi dimenticarsene.

L’esempio che porta Allen sono quei moduli complicati che riceviamo dagli enti statali; che cosa dobbiamo fare con quelli?

Allen dice di aver trovato centinaia di messaggi del genere in mucchi e cassetti di clienti che li avevano buttati lì piuttosto che dedicare due secondi a capire di cosa si trattasse.

La seconda domanda,«È fattibile ora?» può avere due tipi di risposte:

1. «Si, è fattibile ora»
2. «No, non è fattibile ora»

Cosa fare in un caso e nell’altro?

Si, è fattibile ora

Se l’attività è fattibile ora, allora bisogna fare qualcosa.

Hai tre possibilità:

1. Farla: se richiedesse meno di due minuti è bene farla subito. Ci metteresti più tempo ad annotarla che non a farla immediatamente;
2. Delegarla: se richiedesse più di due minuti, chiedi a te stesso: «Sono la persona più adatta per svolgere questa attività?». Se la risposta fosse «No», allora delegala alla persona più adatta, prendendone nota nell’apposita lista;
3. Rimandarla: se richiedesse più di due minuti e tu fossi la persona più adatta a svolgerla, allora dovrai rimandarla, annotandola in modo adeguato:
   1. sai di doverla o poterla fare in una data precisa: in agenda
   2. sai di doverla svolgere il prima possibile: lista “prossime attività”.

Qualora si trattasse di un progetto, dovrai chiederti:

1. «Qual è l’obiettivo che mi sono impegnato a raggiungere?»
2. «Qual è l’attività successiva da compiere per avanzare verso tale obiettivo?»

Vediamo ora cosa puoi fare una volta che hai risposto alle suddette domande:

1. qualora tu non l’avessi già fatto, inserisci il progetto e relativo obiettivo nella “lista progetti”;
2. identifica la prossima attività da svolgere e inseriscila nell’apposita lista “prossime attività”. In questa lista potresti creare una sottocategoria dedicata a quello specifico progetto e/o creare una lista apposita da inserire nella documentazione relativa allo specifico progetto.

No, non è fattibile ora

Se la risposta è «No», anche in questo caso hai tre possibilità:

1. Cestinare: non serve più (cestino o tasto “Canc”);
2. Rimandare: non c’è bisogno d’intraprendere alcuna attività al momento, ma forse bisognerà fare qualcosa in futuro (agenda o scadenzario);
3. Archiviare: l’elemento è un’informazione potenzialmente utile che potrebbe servire in futuro (Archivio).

Potremmo dire che questa terza fase del processo è ridondante e praticamente inutile.

Questo perché nel suo libro “Getting things done”, Allen non spiega fin da subito i contenitori in modo dettagliato.

Parla della fase n. 1 “raccogliere” e poi della fase n. 2 “esaminare”.

Nella fase n. 2 già spiega come suddividere il materiale raccolto.

Quando parla della fase n. 3 “esaminare”, spiega più dettagliatamente i contenitori, o raccoglitori che dir si voglia, ed entra più nel dettaglio a proposito di come suddividere gli elementi raccolti.

Perciò, la fase “esaminare” e “organizzare” sono perlopiù la stessa cosa; nel momento in cui esamini gli elementi raccolti, li organizzi suddividendoli secondo i criteri di cui sopra.

La fase di verifica consiste nel passare in rassegna tutto il materiale raccolto a intervalli regolari.

In effetti, non basta annotarsi di dover fare qualcosa, ma bisogna anche ricordarsene nel momento appropriato.

A questo proposito, Allen scrive:

Una cosa è annotarvi che vi serve il latte, un’altra è ricordarvelo quando siete nel negozio. Parimenti, annotarvi che dovete telefonare a un amico per farvi dare il numero del suo avvocato non è la stessa cosa che ricordarvelo quando siete al telefono con lui.

Perciò, per essere efficaci nella gestione del flusso di lavoro è fondamentale essere costanti nel processo di verifica.

Più nello specifico, ci sono strumenti che vanno verificati quotidianamente e altri che vanno verificati settimanalmente.

Verifica quotidiana

• l’agenda è lo strumento che sicuramente dovrai controllare quotidianamente, almeno una volta al giorno;
• la lista “prossime attività” è lo strumento che controllerai subito dopo l’agenda. Se tu avessi suddiviso le attività per contesto (tipo “a casa” e “in ufficio”, controllerai le relative liste quando sarai nel relativo contesto;

Verifica settimanale

• la “lista progetti”;
• l’archivio della documentazione relativa ai progetti;
• la lista “in attesa”;
• la lista “prima o poi, forse”.

La verifica settimanale è il momento per:

• raccogliere ed esaminare tutti i punti aperti;
• revisionare l’intero sistema;
• aggiornare le liste;
• ordinarle, definirle, tenerle aggiornate e complete.

Il “fare” comporta il prendere delle decisioni: «Lunedì alle 9:00 vado a fare la spesa, scrivo la relazione dell’ultima riunione o accompagno mio figlio in stazione?».

L’utilità di questo sistema è quella di aiutarti a prendere decisioni. Per aiutarti a farlo efficacemente, Allen propone tre diversi modelli:

• il modello a 4 criteri per scegliere l’attività da svolgere in ogni momento;
• il modello tripartito per la valutazione del lavoro quotidiano;
• il modello a 6 quote per passare in rassegna il proprio lavoro.

Il modello a 4 criteri

Allen propone 4 criteri per aiutarti a capire come scegliere cosa fare in un determinato momento:

1. Contesto
2. Tempo a disposizione
3. Energia a disposizione
4. Priorità

Contesto

Questo primo criterio impone di scegliere l’attività in funzione del contesto.

Tutti sappiamo che esistono attività che:

• possono essere svolte ovunque;
• esigono un luogo specifico (per esempio, a casa o in ufficio);
• richiedono l’uso di qualche strumento (per esempio, il PC).

Il contesto perciò è il primo fattore che spesso condiziona o addirittura limita la scelta dell’attività da svolgere.

Tempo a disposizione

Quanto tempo hai a disposizione? Se la prossima riunione inizia tra 15 minuti, è inutile imbarcarsi in un’attività che richiede due ore.

Energia a disposizione

Non sempre abbiamo lo stesso livello di energia fisica e/o mentale e, come ben sai, attività diverse richiedono diversi livelli di energia:

• alcune attività richiedono concentrazione e un elevato livello di energia mentale;
• altre attività richiedono impegno fisico e un elevato livello di energia fisica:
• per altre attività ancora il livello di energia psico/fisica è indifferente.

Perciò, questo è un altro criterio in base al quale scegliere il tipo di attività da svolgere.

Priorità

Il quarto e ultimo criterio è il livello di priorità assegnato all’attività da svolgere.

Stanti il contesto, il tempo a disposizione, il livello di energia a disposizione, quale attività è più importante? Quale rende di più? Quale ti avvicina maggiormente alla realizzazione dei tuoi obiettivi?

Gli altri due modelli proposti da Allen, ti aiuteranno a capire come scegliere l’attività sulla base della sua priorità.

Il modello tripartito

Nella scelta dell’attività da svolgere, Allen t’invita a tener conto del fatto che, mentre stai lavorando, potresti essere impegnato in tre diversi tipi di attività:

1. lavoro predeterminato
2. lavoro circostanziale
3. lavoro da determinare

Lavoro predeterminato

Questa categoria comprende:

• i compiti precedentemente individuati e registrati sull’apposita lista;
• tutte le attività che servono a gestire il flusso di lavoro (per esempio, fare le telefonate che servono relativamente allo svolgimento di un determinato compito).

Lavoro circostanziale

Tutte quelle “cose” che arrivano inaspettatamente e alle quali, per qualche motivo, decidi di dover prestare attenzione man mano che si presentano.

Lavoro da determinare

Il lavoro che si determina svuotando i contenitori di raccolta.

Riassumo qui quanto sopra esposto.

Quando svuoti i tuoi contenitori di raccolta ed esamini gli input:

• esegui subito alcune attività che richiedono meno di due minuti;
• butti o archivi molte cose;
• identifichi le attività da svolgere prima o poi, ma non subito;
• aggiungi punti a tutte le liste per avere la certezza che siano complete;
• utilizzi la valutazione di contesto, tempo ed energia disponibile per i poter scegliere tra più attività.

L’ultimo elemento da prendere in considerazione nel processo decisionale è la natura del tuo lavoro, i suoi obiettivi e standard. E per questo, Allan ci mette a disposizione il prossimo modello, il “Modello a sei quote”.

Il modello a sei quote

Questo è il modello che serve a determinare le priorità.

Allen dice che la maggior parte dei metodi per determinarle non sono affidabili nella vita reale e propone quindi questo modello basato su di un’analogia aerospaziale.

A tal proposito, Allen afferma che la determinazione delle priorità è un problema di “quote”:

• 15.000 metri e oltre: la vita
• 12.000 metri: l’orizzonte a tre – cinque anni
• 9.000: gli obiettivi a uno – due anni
• 6.000: le aree di responsabilità
• 3.000: i progetti in corso
• pista di decollo: le attività in corso

Cominciamo, come Allen, dal fondo:

Pista di decollo: le attività in corso

Questa è la lista di tutte le attività da svolgere: telefonate, email, commissioni, questioni da discutere con qualcuno al lavoro, etc.

Allen dice che, se anche non ti arrivasse più alcuna informazione aggiuntiva, probabilmente ti ci vorrebbero comunque tra le 300 e le 500 ore per svolgerle tutte!

3.000 metri: i progetti in corso

I progetti in corso sono gli obiettivi a breve termine che vuoi raggiungere: organizzare un convegno, aprire un blog, cambiare casa, trasferire la sede dell’azienda, rifare il sito aziendale, etc.

I progetti in corso di svolgimento sono probabilmente la fonte che genera la maggior parte delle attività in corso.

6.000 metri: le aree di responsabilità

Ognuno di noi ha delle “aree di responsabilità” che dipendono dai diversi ruoli che ricopriamo nella nostra vita privata e professionale.

Per esempio, nella vita privata, potrebbe essere la responsabilità del benessere e dell’educazione dei figli, la gestione delle finanze familiari, etc.

Professionalmente potresti avere delle responsabilità relative alla pianificazione strategica, all’assistenza alla clientela o al supporto amministrativo, etc.

Sempre secondo Allen, le aree di responsabilità, per la maggior parte di noi, possono essere classificate in 10 – 15 categorie.

Queste sono le aree chiave in cui vuoi ottenere dei risultati e mantenere un certo standard.

Allan osserva anche che gli obiettivi che ti poni di solito comportano un allargamento delle tue aree di responsabilità.

Dovrai quindi elencarle e passarle in rassegna. Avrai così un’intelaiatura completa, una “griglia”, attraverso la quale vagliare la tua “lista progetti”, in quanto, la maggior parte dei progetti ai quali dai vita o che accetti, dipendono da queste aree di responsabilità.

9.000 metri: gli obiettivi a 1 – 2 anni

Ciò che vuoi ottenere, nella tua vita privata e professionale, tra 1 o 2 anni a partire da ora, i tuoi progetti più importanti.

Esaminare le cose sotto questa luce, renderà i compiti che ti consentono di realizzare i progetti fondamentali, più importanti di altri.

12.000 metri: l’orizzonte a 3 – 5 anni

Fare previsioni a 3 – 5 anni comporta riflessioni più approfondite e di più ampia portata.

Per esempio, lo stile di vita che conduci e quello che vorresti/potresti condurre. Magari vuoi trasferirti fuori città, al mare o in montagna, a più stretto contatto con la natura. O forse vuoi cambiare lavoro.

In un lasso di tempo così lungo, potrebbero anche esserci fattori esterni che potrebbero cambiare le dinamiche del tuo lavoro, come nuove tecnologie delle quali dover tener conto.

Le decisioni prese a questa quota potrebbero cambiare profondamente le scelte, le decisioni e le dinamiche organizzative.

15.000 metri e oltre: la vita

Il tuo scopo fondamentale e superiore.

Perché esisti tu, come persona fisica? Perché esiste la tua azienda.

Questa quota fondamentale ha a che fare con quelli che in PNL si chiamano i “Valori”.

Si tratta di un argomento fondamentale e perciò, a questo proposito, ti rimando all’articolo dedicato proprio ai valori: “La situazione desiderata: i valori”